ТП0005.01ПЗ Материально техническое снабжение

ТП 0005.01.ПЗ

редакция от 15.05.2005 г.

 

 

 

Настоящая технологическая карта определяет цели, задачи, правила, требования и ответственность обеспечения производства основными, вспомогательными, расходными, тарными и строительными материалами, МБП, инвентарем, запчастями, инструментами, оборудованием (в дальнейшем материальными ресурсами МР).

Персонал, обеспечивающий МТО: зав. складом, водители, экспедитор, бухгалтер материального склада.

Персонал, организующий МТО: коммерческий директор, начальник отдела снабжения, начальник производства.

Персонал, принимающий решения и контролирующий МТО: директор, зам директора по экономике, зам. директора по организации производства.

Дополнительно могут привлекаться сторонние организации и персонал типографии непосредственно не связанный с организацией МТО.

 

 

Основной целью рациональной организации материально-технического обеспечения производства является своевременное удовлетворение потребностей производства в материальных ресурсах (МР) с максимально возможной экономической эффективностью (цель снабженческой логистики).

Для достижения этой цели МТО решает ряд задач:

- выявление номенклатуры потребляемых в производстве материальных ресурсов и поддержание ее на стабильном уровне;

- обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них;

- выдержкой обоснованных сроков закупок МР;

- соблюдение требований производства по качеству МР;

- обеспечение своевременной доставки материалов в производственные подразделения и на рабочие места.

 

Для эффективного функционирования системы МТО производства, как элемента логистической цепи управления материальными потоками необходимо выполнение таких функций:

- планирование,

- организация,

- учет, контроль и анализ.

В табл. 1 приведены функции, содержание работ и ответственные лица  МТО.

  

 

Таблица 1.

 

 

Проведение работ по МТО производства условно разбиты на три этапа:

- организация поставок материалов на склады предприятия;

- управление производственными запасами;

- организация материально-технического обеспечения цехов, участков и рабочих мест.

 

 

Первый этап по материально-техническому обеспечению производства осуществляется во внешней среде предприятия. Для выполнения своевременной поставки материальных ресурсов нужного количества и качества на склады необходимо провести следующий комплекс работ:

 

2.1.       Выявить всю номенклатуру потребляемых в производстве материальных ресурсов. Номенклатура применяемых материальных ресурсов (МР) в производстве должна быть составлена на основании анализа закупаемых МР в предыдущих периодах. Для этого начальник отдела снабжения должен заполнить формы в формате EXCEL (Приложение 1) для следующих групп МР:

- бумага;

- основные материалы, применяемые в заказах:

- вспомогательные и расходные материалы, применяемые в производстве:

- запчасти, инструмент и приспособления;

- МБП;

- инвентарь, строительно-хозяйственные и тарные материалы;

- оборудование.

Указанная номенклатура должна быть стабильной и постоянной во времени. Для некоторых  наименований применяемых МР в отдельном приложении, должны быть указаны, разрешенные к применению аналоги, как различных производителей, так и различных типов, сортов. Эти аналоги разрешено применять только в случае временного отсутствия (невозможности закупки) позиций утвержденной основной номенклатуры применяемых МР. В случае невозможности обеспечения производства отдельными утвержденными позициями МР, замена на новые МР перед поставкой должны письменно согласовываться на возможность замены у производителя, поставщика, коммерческого директора, зам. директора по экономике и технолога типографии.

Переход на новую номенклатуру и вывод из закупок устаревших МР (исходя из принципа улучшения качества и уменьшения издержек производства, или снятие с производства этих МР), должен производиться по мере необходимости, через процедуру согласования с поставщиком, коммерческим директором, зам. директора по экономике, технологом и утверждаться директором типографии.

ЗАПРЕЩЕНО применение в производстве новых несогласованных, неизвестных, не пробированных МР.

 

2.2.       Определить количество материалов, которое понадобится для производства продукции, и время, когда они понадобятся. Для подготовленной и утвержденной номенклатуры МР начальник отдела снабжения, совместно с технологом и зам. директора по экономике, готовит лимиты остатков по каждой позиции (Приложение 1). Методика расчетов нормативов производственных запасов и норм расходования МР приведена в разделе 3 (системы управления производственными запасами) настоящей технологической карты. В отдельном приказе по типографии оговариваются  сверхнормативные запасы по отдельным группам МР. Такие документы подлежат утверждению директором типографии. Копии этих документов рассылаются коммерческому директору, начальнику производства, технологу и зав. складом.

Одновременно с утверждением номенклатуры, лимитов и нормативов производственных запасов, каждой позиции МР присваивается метод закупки:

- оптовые закупки;

- регулярные закупки мелкими партиями;

- закупки по мере необходимости;

- закупки материалов с условием немедленной поставки.

Метод оптовой закупки материалов предполагает поставку материальных ресурсов большой партией за один раз. Преимущества этого метода состоят в простоте оформления документов, гарантии поставки всей партии, увеличении торговых скидок, а значит, и в снижении снабженческих издержек. Недостаток метода оптовых закупок заключается в потребности больших складских помещений для хранения партии материалов и в замедлении оборачиваемости средств предприятия.

Метод регулярных закупок мелкими партиями состоит в доставке материальных ресурсов на предприятие небольшими партиями в течение определенного периода времени. При этом договор с поставщиком заключается на весь период. При использовании этого метода ускоряется оборачиваемость капитала, достигается экономия складских помещений, сокращаются затраты на документирование поставки. К числу недостатков этого метода можно отнести возможность появления избыточного количества материала и необходимость его оплаты, так как договор на поставку заключается на длительный срок, в течение которого могут произойти незапланированные номенклатурные сдвиги выпускаемой продукции.

Метод получения материалов по необходимости основан на заключении долгосрочных договоров на поставку материалов, количество которых строго не оговаривается. При таком методе поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем и оговаривают точное количество материала данной поставки, которое предприятие и оплачивает. По истечении срока договора заказчик не обязан принимать и оплачивать материалы, которые ему предлагает поставщик. Преимущества метода состоят в ускорении оборачиваемости оборотных средств, и в минимуме работ по оформлению документов.

Метод закупки материалов с условием немедленной его поставки на предприятие используется тогда, когда возникает необходимость в изготовлении продукции с использованием нетрадиционных материалов. Материальные ресурсы, потребность в которых возникает непредвиденно и не требующие большого времени на их подготовку к производству, как правило, закупаются в сроки, близкие к потреблению. При использовании этого метода увеличиваются снабженческие издержки, связанные с необходимостью детального оформления документации на достаточно ограниченный объем поставки материала и расходов на транспортировку.

Методы закупки, должны обеспечить бесперебойную работу производства при минимальных издержках и сокращении сроков оборачиваемости средств. Документ, обуславливающий методы закупок (по каждой отдельной позиции или по группам МР) готовится начальником отдела снабжения, согласовываются с коммерческим директором, зам директора по экономике, технологом, и утверждаются директором типографии. Методология определения сроков и объемов закупки смотри в разделе 3 (системы управления производственными запасами).

Основанием для изменения утвержденных методов закупки на метод закупки с немедленной поставкой являются сведения, ежедневно предоставляемые зав. складом при списании МР из карточек складского учета, в которых количество становятся меньшими, чем утвержденные лимитные остатки. В этом случае зам. директора по экономике обязан информировать директора о нарушении утвержденных методов закупок, с указанием причин этих нарушений.

Персональную ответственность за простой производства из-за отсутствия МР несут лица, по вине которых такие материалы небыли поставлены в срок. Ответственность не возникает при форс-мажорных  обстоятельствах возникших по независящим от типографии причинам.

 

2.3.       Провести маркетинговые исследования рынка поставщиков ресурсов. Заключить хозяйственные договора с поставщиками.  Предпосылкой к проведению исследований могут быть внедрение новых видов техники и технологии, переход на выпуск новых видов продукции, неудовлетворенность поставками материалов в настоящий момент и т.п. (обычно проводится на исследовательском этапе подготовки производства при изменении номенклатуры и перехода на выпуск новых видов продукции). При изучении рынка вопрос цен является главным, но существенную роль играет анализ и других факторов. Критериями оптимальности выбора поставщика материальных ресурсов могут служить: соотношение цена-качество МР, предоставление материального кредита, надежность и стабильность поставок, культура обслуживания, сроки поставок, стабильность и устойчивость работы фирмы-поставщика, широта сервисных услуг, наличие различного рода скидок при установлении долгосрочных договоров и увеличении объема поставок материальных ресурсов, удаленность от потребителя и т.п. Согласно традиционной практике снабжения, из всех возможных выбирается поставщик, материалы которого удовлетворяют по качеству, цене и срокам поставок.

В ходе проведения исследований рынка закупок, сырья и материалов определяется и тип рынков, которые должны быть исследованы. При этом различают:

- рынки, обеспечивающие в настоящее время потребности предприятия в МР;

- опосредованные рынки, т.е. рынки, используемые посредниками;

- рынки заменителей используемых в настоящее время материалов;

- новые рынки.

Для сбора информации о поставщике материальных ресурсов необходимо пользоваться разнообразными источниками информации, такими, как конкуренты потенциального поставщика, торговые ассоциации, информационные агентства и т.п. При этом желательно пользоваться двумя правилами:

1 правило - нельзя ограничиваться одним источником информации вне зависимости от глубины и полноты представленных данных;

2 правило - как минимум один из источников должен быть независимым, т.е., не заинтересованным в возможных последствиях использования предоставляемой информации.

Основными документами определяющие ценовые и временные преимущества поставщиков являются договора, письма о намерениях, выставленные счета на предоплату и т.п. Начальник отдела снабжения для осуществления сделок суммами выше 20000 рублей обязан предоставить, зам директора по экономике и коммерческому директору, для анализа будущих поставок счета на предоплату или проекты договоров на поставку, не менее двух независимых поставщиков.

Начальник отдела снабжения обязан вести реестр поставщиков, в котором должны быть отражены следующие данные:

- наименование поставщика;

- краткий перечень поставляемых МР;

- номер и дата заключения договора (если такой договор подписан);

- реквизиты поставщика, контактные телефоны, адреса электронной почты и Интернета, фамилии и имена менеджеров поставщика;

- особые условия заключаемых сделок по поставкам МР;

- прочие сведения о нарушениях, задержках, рекламациях и т.п. (по мере их поступления со ссылкой на соответствующие документы).

Поставка МР на склады при оптовых закупках материалов должна осуществляться на основе хозяйственных договоров. В договоре указывается наименование, ассортимент, сортность с указанием стандартов и технических условий, требования к упаковке и таре, срок действия договора и сроки поставок материальных ресурсов, цена за учетную единицу и стоимость материала по конкретной позиции, общая стоимость по всем позициям, условия оплаты и ответственность сторон за соблюдение условий договора, а также оговариваются права и обязанности сторон. Хозяйственный договор на поставку МР может быть разовым, краткосрочным и долгосрочным. Анализ, проверку договоров проводит зам. директора по экономике и подписывает коммерческий директор (при суммах договора менее 60000 рублей). Договора на суммы поставок 60000 рублей и более, по представлению коммерческого директора подписывает директор.

 

2.4.       Организовать закупку и экономичную доставку материальных ресурсов на склады. Начальник отдела снабжения для организации МТО производства, обязан знать о заказах, подлежащих выполнению. Основанием для включения заказа в план поставок МР является подписанный конверт заказа и заполненный паспорт заказа. На основании групповой информации из плана поставок МР, с учетом сроков изготовления заказов, формируется заявка на приобретение МР. Заявка должна содержать перечень МР, наименования поставщиков, ссылки на номера заказов, расчет сумм финансирования со ссылкой на счета. Такая заявка согласуется с коммерческим директором, зам. директора по экономике, и утверждается директором, путем подписания платежных поручений, договоров, гарантийных писем и т.п.

На основании подписанных документов начальник отдела снабжения организует доставку необходимых МР, для обеспечения непрерывной работы производства. 

Доставка МР может осуществляться самовывозом или централизованно с использованием транспортных средств поставщика или транспортно-экспедиционной организации. При самовывозе начальник отдела снабжения подписывает заявку у зам. директора по экономике на выделение транспортного средства с приложением необходимых для получения МР документов. В случае невозможности (нецелесообразности) использования собственных транспортных средств начальник отдела снабжения должен воспользоваться услугами транспортно-экспедиционной  организации для доставки МР на склады типографии с оформлением соответствующих документов.

Централизованная доставка предполагает доставку ресурсов транспортными средствами предприятия-поставщика, что позволяет снизить транспортные расходы. При наличии долгосрочных договоров с предприятиями-поставщиками материальных ресурсов создаются предпосылки для оптимизации уровня производственных запасов.

 

2.5.       Осуществлять контроль за качеством и выполнением сроков поставки. Начальник отдела снабжения обязан следить за сроками поставки МР. Сроки поставок должны быть установлены и обеспечены таким образом, чтобы при плановом запуске заказа, обеспечить производство с соответствующим качеством и гарантированными сроками отпуска готовой продукции заказчику.

При доставке МР на склад типографии, зав. складом (кладовщик) обязан принять продукцию на основании товарно-сопроводительной документации по качеству и по количеству.

При приемке продукции по качеству, кладовщик проверяет МР визуально на предмет целостности упаковки, наличие ярлыков, упаковочных ведомостей, соответствие этикеток сопроводительной документации, габаритные размеры и т.п.

Количество сверяется с сопроводительными документами и определяется поштучно пересчетом упаковок, банок, коробок, пачек, рулонов и т.п. или взвешиванием на весах. Для проверки количества МР поступивших в упаковках (или банках), а принимаемых поштучно (или весом) производится расчет для сравнения с товарно-сопроводительными документами. В случае невозможности прямого счета (или пересчета) полученных МР, производятся замеры габаритных  размеров полученной продукции, что отражается в товаросопроводительной документации. В качестве товарно-сопроводительной документации понимается товарно-транспортная накладная и счет-фактура. Подпись о приемке ставится в товарно-транспортной накладной кладовщиком или лицом, наделенным материальной ответственностью по приказу. С этого момента материальная ответственность за сохранность переходит к лицу принявшему МР.

В случае отсутствия товаросопроводительной документации должен быть составлен Акт приемки продукции по количеству и качеству, за подписью экспедитора, кладовщика, начальника отдела снабжения. Такие МР подлежат временному хранению до момента оформления надлежащим образом товаросопроводительной документации.

При получении МР с отклонениями от количественных и качественных показателей, составляется рекламационный Акт, в присутствии перевозчика, экспедитора, кладовщика, начальника производства, сменного мастера. В рекламационном Акте подробно указываются место, время, лица участвующие в составлении акта, товарно-сопроводительные документы, дефекты, брак, повреждения, несоответствия и т.п., а в товарно-транспортных документах делается отметка о приемки продукции по рекламационному Акту. Такие МР подлежат временному хранению в типографии, до момента урегулирования с поставщиком рекламации.

Примечание: ОТК проводит специальную проверку основных показателей получаемых МР - влажность, кислотность, усадка, вязкость и т.д. с применением  специальной аппаратуры. Технология входного контроля описана в инструкции «Контроль качества в типографии ТП0004.01.СК.