ТП0001.11.ПЗ Технологическая инструкция по изготовлению оперативного заказа

(редакция от 20.07.2016 г.)

 

Настоящая технологическая инструкция определяет правила, последовательность, требования открытия оперативного заказа, разработки дизайна и собственно печать такого заказа на цифровой печатной машине с обеспечением ускоренного (оперативного) выполнения заказа при обеспечении высокого качества.

Персонал, подготавливающий заказ: менеджер, дизайнер цифровой печати.

Персонал, принимающий решение об изготовлении заказа: коммерческий директор.

Персонал, контролирующий выполнение заказа: зам директора по качеству.

Дополнительно при подготовке сложных заказов может привлекаться персонал, непосредственно участвующий в изготовлении заказа (корректор, технолог, начальник отдела снабжения, начальник производства, переплетчики и т.д.).

 

1.1.      Условия открытия оперативного заказа (оформление оперативного конверта заказа) и передачи его в печать:

1.1.1.      Наличие подписанного коммерческим директором и согласованного с заказчиком расчета стоимости заказа и имеющий номер 7ХХХ или 8ХХХ (где ХХХ – текущий трехзначный номер заказа, дополненный впереди нулями). Нумерация расчетов ведется в соответствии с электронной базой документов формата XLS. Подписанные распечатки расчетов сохраняются в папке у коммерческого директора.

1.1.2.      Выставленный счет на оплату. Для оперативных заказов отсрочки платежа не допускаются.

1.1.3.      Наличие материалов на складе.

1.1.4.      Наличие технической возможности выполнения заказа на цифровой печатной машине.

1.1.5.      Срок печати должен составлять не более 1 часа, при условии заранее согласованного и утвержденного электронного макета заказа.

Примечание. В случае сложных оперативных заказов (специальные материалы, трафаретная печать, ламинирование, тиснение, вырубка и т.п.) срок изготовления заказа увеличивается на соответствующее время.

1.2.      Конверт оперативного заказа – это пакет документов, содержащий однозначные и достаточные сведения для изготовления заказа (смотри Приложение 4, форма 72). Такому конверту заказа присваивается номер 7ХХХ или 8ХХХ (где ХХХ – текущий трехзначный номер расчета стоимости заказа, дополненный впереди нулями).

1.3.      Конверт оперативного заказа предназначен для изготовления этикеток, плакатов, буклетов, листовок, книг, многостраничных буклетов, справочников и другой печатной продукции, выполняемых от 1 экземпляра до 500 УПЛ и преследующий цель оперативного его выполнения. Сроком оперативного выполнения считается время необходимое для подготовки заказа, ЭВ, собственно времени печати на цифровой печатной машине (время поставки специальных материалов и после печатной обработки не учтено).

1.4.      Заполнение конверта оперативного заказа возлагается на менеджера. Он должен руководствоваться следующими правилами.

1.4.1.      Менеджер обязан заполнить все разделы конверта, которые однозначно описывают заказ (см. образец конверта Приложение 4). Необходимо указать дополнительные требования к этому заказу (после печатные виды обработки, точность, срок и т.д.).

1.4.2.      Любые изменения, дополнения, исправления в конверте заказов, должны быть согласованы с коммерческим директором.

1.4.3.      В конверт должны быть вложены образцы печатной продукции. Вложенные листы должны быть вставлены в целлофановый конверт, не допускающей их рассыпание.

1.4.4.      Конверт оперативного заказа считается оформленным полностью, если дальнейшее изготовление этого заказа возможно без получения устных или письменных разъяснений со стороны менеджера.

1.4.5.      Неоднозначные толкования должны приводить к приостановке дальнейшего продвижения конверта оперативного заказа, а на этапе печати первого образца - к приостановке изготовления заказа.

1.4.6.      Ответственность за некачественную подготовку конверта оперативного заказа несет менеджер.

1.5.      В случае сложного оперативного заказа технолог подготовки заказа, до передачи заказа на печать, обязана выполнить требования раздела 3 «Технологической карты подготовки заказа для производства» ТП 0001.01. ПЗ за исключением пунктов связанных с выводом пленок.

1.6.      Оформленный конверт оперативного заказа должен быть подписан коммерческим директором при условии поступления оплаты на расчетный счет или в кассу типографии.

1.7.      Подписанный конверт оперативного заказа менеджер передает дизайнеру цифровой печати. В случае наличия ранее изготавливаемого этого заказа на цифровой печатной машине на конверте делается надпись в верхней части конверта «Повтор заказа № ______». Такой конверт передается на цифровую печать.

1.8.      Конверт сложного оперативного заказа менеджер предоставляет офис-менеджеру. На основании подписанного конверта заказывается бумага, материалы, разрабатывается план производства, фиксируются сроки. После оформления такого конверта менеджер передает его дизайнеру цифровой печати.

 

2.1.      Оперативные заказы характеризуются готовностью ЭВ к цифровой печати. Как правило, ЭВ требуют незначительных доработок.

2.2.      Дизайнер цифровой печати, получивший оперативный заказ, обязан проверить правильность заполнения конверта и наличие в нем всех документов, необходимых для работы.

При необходимости все дополнения в конверте заказов делаются письменно. Ставится дата и подпись. Ответственность за дополнения и изменения несет лицо, внесшее изменения. О произошедших изменениях необходимо уведомить персонал, участвующий в подготовке производства для этого заказа.

2.3.      В случае разработки дизайна эти услуги должны быть оплачены заказчиком, о чем в конверте заказа делается соответствующая запись коммерческим директором. Дополнительные сведения для разработки дизайна могут быть представлены на отдельных листах в виде разъяснений, эскизов, комментариев, фотографий, распечаток и т.п. Примерный образец распечатки приведен в приложении 2.

Последняя версия должна быть распечатана без исправлений и утверждена заказчиком. Допускается отсутствие подписи заказчика на последней версии, если утверждающая подпись имелась на предыдущих версиях дизайна. В этом случае менеджер должен сделать на последней версии вместо подписи заказчика запись «Согласовано с заказчиком» и поставить свою подпись. Ответственность за достоверность информации на такой версии несет менеджер и дизайнер солидарно.

2.4.      На основании конверта заказа и ЭВ (электронной версии) дизайнер размещает ее на УПЛ указанном в заказе.

2.5.      Размещать ЭВ на УПЛ дизайнеру необходимо в соответствии с установленными техническими и технологическими требованиями (смотри Приложение 3).

2.6.      По окончании работы дизайнер обязан:

2.6.1.      Собрать конверт заказа.

2.6.2.      Вложить цветную распечатку УПЛ (или нескольких УПЛ), подписанную дизайнером и менеджером.

2.6.3.      Проверить наличие оформленных распечаток, листов, документов, исходных материалов, с одновременным прикреплением скобой всех листов к конверту.

2.6.4.      Записать электронную версию (ЭВ) этого заказа на файл-сервере типографии в компрессированном формате ZIP. Перечень и формат ЭВ упакованный в ZIP файл приведен в Приложении 2 к настоящей технологической карте. Порядок архивирования приведен в инструкции по архивированию электронных версий заказов ТП0001.02.ПЗ.

2.6.5.      Проставить в конверте дату, время окончания разработки дизайна и подписать конверт в соответствующей строке.

2.6.6.      Подписать конверт и передать его на цифровую печать, а для сложных оперативных заказов передать его технологу на окончательную проверку.

 

Технологическая подготовка оперативных заказов проводится в случае сложных заказов, т.е. использующих после печатную обработку, или печать нескольких УПЛ.

Все этапы технологической подготовки приведены в разделе 3 «Технологической карты подготовки заказа для производства» ТП 0001.01. ПЗ за исключением пунктов связанных с выводом пленок.

После проверки сложного оперативного заказа технолог подписывает конверт и проставляет дату окончания проверки. Оформленный конверт заказа технолог передает на цифровую печать.