Должностная инструкция офис-менеджера типографии

 

 

1.1. Офис-менеджер подчиняется непосредственно заместителю директора.

1.2. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее 2-х лет по следующим специальностям: менеджер, секретарь, делопроизводитель, инспектор, референт и т.п.

1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом директора по представлению заместителя директора.

1.4. Офис-менеджер должен знать:

·     действующее законодательство РФ, Устав типографии, Положением о подразделении;

·     приказы, распоряжения, указания;

·     нормативно-методические материалы и инструкции;

·     структуру организации, направления ее деятельности, функции и направления деятельности структурных     подразделений;

·     организацию делопроизводства, схемы документооборота, порядок прохождения и контроля служебных документов;

·     стандарты по оформлению управленческих, организационно-распорядительных документов;

·     систему первичного кадрового учета;

·     деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию, правила ведения телефонных переговоров;

·     правила эксплуатации и вычислительной техники;

·     правилами трудового распорядка;

·     правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности.

1.5. Во время отсутствия офис-менеджера его замещает должностное лицо, назначенное приказом директора.

 

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Офис-менеджер:

- подготавливает и отправляет счета на оплату;

- составляет договора, деловые письма, проекты приказов и распорядительных документов;

- редактирует тексты документов;

- ведет кадровый учет рабочего времени;

- составляет график загрузки оборудования;

- контролирует правильность расчетов стоимости заказов;

- ведет деловые переговоры;

- пользуется средствами связи, возможностями интернета, организационной, множительной техникой;

- работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL;

- получает, просматривает и регистрирует входящие документы и направляет их исполнителям, докладывает о них заместителю директора.

2.2.Ведет оперативный учет прохождения документов и ежедневно контролирует сроки исполнения документов и устных поручений заместителя директора и директора.

2.3. Готовит по поручению директора проекты документов, обеспечивает согласование проектов   с   руководителями   подразделений, готовит и оформляет управленческие и распорядительные документы.

Полная версия документа доступна только членам Национальной Ассоциации полиграфистов. Получить документ Вы можете по запросу на электронную почту.

Отправить заявку на вступление в Ассоциацию...

5.1.       Режим работы офис-менеджера определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

 

Должностная инструкция разработана в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации, требованиями стандарта СМК _________________ СТО-04.02.00 «Порядок разработки, согласования и утверждения должностной инструкции». Должностная инструкция может быть изменена и дополнена приказом директора.

 

Согласовано:

Должность                                           _______________        ФИО

 «___» _____________ 201__г.

 

Инструкцию составил:

 Должность                                           _______________       ФИО

 «___» _____________ 201__г.

 

С инструкцией ознакомлен:              _______________       (_______________________)

 «___» _____________ 201__г.