УТВЕРЖДАЮ
Директор ТИПОГРАФИИ
____________ И.О.Фамилия
«___»________201_ г.
Система менеджмента качества
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству
Введено в действие
приказ № 000 от 01.01.2014 г.
Содержание
|
1. Общие положения
|
2
|
|
2. Правила подготовки и оформления документов
|
3
|
|
3. Контроль исполнения документов
|
15
|
|
4. Порядок работы с письмами, заявлениями и жалобами граждан
|
17
|
|
5. Порядок прохождения и исполнения поступающей корреспонденции
|
18
|
|
6. Порядок подготовки и прохождения исходящих внутренних документов
|
19
|
|
7. Регистрация и индексация документов
|
20
|
|
8. Построение справочного аппарата
|
20
|
|
9. Работа исполнителей с документами
|
20
|
|
10. Печатание и тиражирование документов
|
21
|
|
11. Учет и хранение печатей, штампов и бланков
|
22
|
|
12. Составление номенклатуры дел
|
23
|
|
13. Формирование дел
|
25
|
|
14. Экспертиза ценности документов
|
26
|
|
15. Оформление дел
|
27
|
|
16. Составление описей дел
|
28
|
|
17. Передача дел в архив Типографии
|
30
|
|
18. Прием-передача документов при смене руководителя
|
30
|
|
19. Приложения
|
32
|
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) в типографии НАЗВАНИЕ (далее Типография) устанавливает единую систему делопроизводства в Типографии.
1.2. Инструкция определяет основные правила подготовки, оформления, контроля исполнения, учета, хранения, печатания, копирования и тиражирования служебных документов.
1.3. Инструкция составлена на основе ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; «Основные правила работы архивов организаций», 2002 г.
1.4. Руководство и контроль ведения делопроизводства в Типографии осуществляет офис – менеджер.
Офис – менеджер дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями Типографии, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства.
1.5. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений Типографии.
1.6. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на работников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.7. Работники структурных подразделений несут ответственность за выполнение требований Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывают руководителю подразделения и сообщают офис - менеджеру Типографии.
Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководителя Типографии.
1.8. В структурных подразделениях, где по штату не предусмотрен специальный работник для ведения делопроизводства, руководителем подразделения назначается работник, ответственный за эту работу.
1.9. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.
1.10. Запрещается переписка между структурными подразделениями Типографии. Ведение переписки с государственными организациями осуществляется за подписью и от имени руководителя Типографии.
Ведение переписки с другими организациями от имени Типографии осуществляется руководителем или уполномоченными на то руководителями структурных подразделений.
1.11. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники.
1.12. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для каждого работника Типографии, с ее требованиями работники должны быть ознакомлены под расписку.
1.13. Порядок работы с секретными документами, документами с грифом «ДСП», письмами, заявлениями и жалобами граждан определяется специальными инструкциями.
2. Правила подготовки и оформления документов.
2.1. Документирование управленческой деятельности.
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создании управленческих документов.
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа (наименование организации – автора документа, название вида (унифицированной формы документа), дата, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись).
В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.
2.2.Требования к бланкам документов.
Документы должны оформляться на бланках Типографии и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6-30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).
В Типографии применяются бланки:
Бланк письма (приложение №1);
Бланк конкретного вида документа (приложение №2,3).
Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210х297мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля не менее: 20 мм –левое, 10 мм –правое, 20 мм-верхнее, 20 мм- нижнее
Текст печатают четким шрифтом без помарок на бланке через 1 межстрочный интервал, шрифт № 12, название шрифта «Times New Roman» - «Win Word», расстановка текста по ширине с автоматическим переносом слов.
Употребление бланков произвольной формы не разрешается.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют справа нижнего поля листа.
2.3. Оформление реквизитов документов.
2.3.1. Наименование организации – автора документа. Наименование Типографии указывается в точном соответствии с Уставом.
2.3.2. Наименование вида документа.
Название документа должно соответствовать его содержанию, табелю унифицированных форм документов вуза.
2.3.3. Дата документа.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятие решения). Для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2013 г. следует оформлять 05.06.2013.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 июня 2013 г. следует записывать 05 июня 2013 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2013.06.05.
2.3.4. Подпись документа.
Документы, направляемые Типографией в государственные органы, подписываются руководителем.
Документы, направляемые Типографией в адрес организаций, учреждений и предприятий, могут подписываться руководителями структурных подразделений Типографии (при наличии на то полномочий подтвержденных руководителем, например приказом, доверенностью, положением и т.п.).
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (И.О.Фамилия), например:
Генеральный директор ТИПОГРАФИЯ ______________ И.О.Фамилия
или на бланке:
Генеральный директор ________________ И.О.Фамилия
Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
Заместитель директора по
качеству ТИПОГРАФИЯ ________________ И.О.Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Генеральный директор ________________ И.О.Фамилия
Главный бухгалтер ________________ И.О.Фамилия
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Начальник производства Заместитель директора по качеству
______________ И.О.Фамилия ________________ И.О.Фамилия
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии ________________ И.О.Фамилия
Члены комиссии: ________________ И.О.Фамилия
________________ И.О.Фамилия
________________ И.О.Фамилия
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем.
Не допускается подписание документов с предлогом «за» или проставление косой черты перед наименованием должности.
2.3.5. Согласование документа.
При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласования документа. Согласование может проводиться как внутри Типографии (подразделениями и должностными лицами), так и вне неё (с подчиненными и неподчиненными организациями).
Гриф согласования документа располагается в левом верхнем углу документа. Гриф состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор ТИПОГРАФИЯ
______________ И.О.Фамилия
__.__.201_ г.
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф Согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо типография ТИПОГРАФИЯ
от 05.06.2013 № 430
или
СОГЛАСОВАНО
Решение единственного
учредителя ТИПОГРАФИЯ
от 05.06.2013 № 010
Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка «Замечания прилагаются». Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.
Заместитель директора по качеству _____________ И.О.Фамилия
01.01.2014 г.
Виза проставляется в нижней части последнего листа подлинника документа.
2.3.6. Утверждение документа.
Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должностного лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
генеральный директор ТИПОГРАФИЯ
___________ И.О.Фамилия
подпись «____»_____________201_ г.
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
генеральный директор ТИПОГРАФИЯ
___________ И.О.Фамилия
Подпись
«_____»_____________201_ г.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕН
Приказом генерального директора от 01.01.2014 № 001
или
УТВЕРЖДЕНО
Решением единственного учредителя от 01.01.2014 № 0001
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.
Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы.
2.3.7. Резолюция документа.
Резолюция, поставленная в документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Фамилия И.О. ,Фамилия И.О.
Подготовить проект Приказа к 01.01.2014 г.
________________ И.О.Фамилия
01.01.2014 г.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
2.3.8. Адресование документа.
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации или структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Минюст России
Департамент информатизации и научно-
технического обеспечения
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору
Название организации
И.О.Фамилия
или
Название организации
Главному бухгалтеру
И.О.Фамилия
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов
Московской области
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:
Руководителю Департамента
образования города Москвы
И.О.Фамилия
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Департамент образования города Москвы,
Индекс, г.Город, ул.Улица. д.Номер.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Фамилия И.О.
Индекс, г.Город, ул.Улица. д.Номер.
2.3.9.Оформление приложений к документу.
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об обособленном подразделении НАЗВАНИЕ
на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов типографии
на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 01.01.2014 № 01-6/072 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение № 00
к приказу Росархива
от 01.01.2014 № 000
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 00
к приказу Росархива
от 01.01.2014 № 000
2.3.10. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом углу, например:
Исполнитель: должность
Фамилия Имя Отчество
тел. +7(ХХХ) ХХХ-ХХ-ХХ
2.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.
2.4.1. Требования к оформлению приказов.
2.4.1.1. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем Типографии для решения основных и оперативных задач, стоящих перед Типографией.
Приказ может быть издан руководителем или лицом, исполняющим обязанности руководителя Типографии в случае его отсутствия.
В приказах по основной деятельности решаются вопросы хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности и т.п.
Приказы должны оформляться на бланке Типографии и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Употребление бланков произвольной формы не допускается. Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководителя Типографии. Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями Типографии по поручению руководителя или по собственной инициативе.
2.4.1.2. Приказ имеет заголовок, который начинается с предлога «О (Об)».
2.4.1.3. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий , факты или события, послужившие причиной издания приказа. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом ПРИКАЗЫВАЮ (пишется заглавными буквами с новой строки без кавычек).
2.4.1.4. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст приказа в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ.
2.4.1.5. Текст приказа печатают четким шрифтом без помарок на бланке формата А 4 через 1 межстрочный интервал, шрифт № 14, название шрифта «Times New Roman»- «WinWord», расстановка текста по ширине с автоматическим переносом слов.
2.4.1.6. Поля документа: левое-20 мм, правое -10 мм, верхнее-20 мм, нижнее-20 мм.
На обложках дел указываются индексы по номенклатуре.
16.5. Выдача дел подразделениям или сотрудникам производится с разрешения руководителя подразделения отвечающего за ведения дела. На выданное дело заводится карта – заместитель дела.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
17.Передача дел в архив Типографии.
17.1. Для обеспечения сохранности документов в типографии создается архив Типографии.
17.2. В архив Типографии передаются дела постоянного, временного (свыше 3 лет) хранения и дела по личному составу.
17.3. В своей деятельности архив Типографии руководствуется ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
17.4. Дела постоянного, временного (свыше 3 лет включительно) срока хранения передаются в архив по описям. Дела временного (до 3 лет) и (до 1 года включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке, передаются в архив в исключительных случаях по решению руководителя подразделения. Их передача осуществляется по описи или номенклатуре дел.
17.5. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом.
На экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи заведующего архивом и работника, передавшего дела.
Дела в архив, подготовленные согласно п.15., доставляются работниками структурных подразделений.
18. Прием-передача документов при смене руководителя.
18.1. При смене руководителя или ответственного за ведение делопроизводства в подразделениях Типографии, прием-передача документов и справочного аппарата, а также инвентаря и оборудования производится по акту (приложение 15).
Для приема-передачи дел приказом руководителя Типографии назначается комиссия в составе не менее трех человек. В состав комиссии включается представитель Отдела контроля качества Типографии.
18.2. При приеме-передаче дел необходимо проверить наличие и состояние:
- документов постоянного срока хранения;
- учетных документов и справочного аппарата к документам (описи дел, номенклатуру и др.);
- противопожарного и охранного оборудования;
- условия хранения документов.
Приложение №1
к п. 2.2.
Приложение №2
к п.2.2.
|
НАЗВАНИЕ
Индекс, г. Город, ул. Улица, д.Номер, офис Номер
|
ПРИКАЗ № 000 от 01.01.2014 г.
О назначении лиц в состав
комиссии по охране труда
Во исполнение ст.218 Трудового Кодекса РФ, организации проверок условий охраны труда на рабочих местах, осуществления контроля за выполнением охраны труда в Типографии
П Р И К А З Ы В А Ю:
Назначить от типографии в состав комиссии по охране труда следующих сотрудников типографии:
1. Фамилия Имя Отчество начальника отдела по охране труда и безопасности
2. Фамилия Имя Отчество начальника производства
3. Фамилия Имя Отчество начальника отдела кадров
|
Генеральный директор
Название
|
________________
|
И.О.Фамилия
|
Отв. исполнитель Фамилия Имя Отчество
тел. +7(ХХХ) ХХХ-ХХ-ХХ
Приложение№3
к п.2.2.
|
НАЗВАНИЕ
Индекс, г. Город, ул. Улица, д.Номер, офис Номер
|
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е
О пропускном режиме № 000 от 01.01.2014
Приложение №4
к п.п.7.2, 12.5
ИНДЕКСЫ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
|
Индексы
|
Подразделения
|
|
1
|
2
|
|
10
20
21
22
23.1
23.2
24
25
26
30
31
31.1
32
40
41
41.1
41.1
50
60
70
80
|
Бухгалтерия
Производственный отдел
Участок печатный
Участок резки
Участок послепечатной обработки 1
Участок послепечатной обработки 2
Участок вырубки
Участок УФ – лакирования
Участок упаковки
Отдел контроля качества
Участок технологий
Участок допечатной подготовки
Участок контроля
Коммерческий отдел
Служба материально-технического обеспечения и сбыта
Склад готовой продукции
Склад материалов
Отдел главного инженера
Отдел кадров и делопроизводства
Отдел труда и техники безопасности
Архив
|
Приложение №5.
к п.2.5
ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА ТИПОГРАФИИ
Приложение № 6.
к п.2.6.1.
ЖУРНАЛ
учета печатей и штампов
учета печатей и штампов
|
N п/п
|
Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления
|
Оттиск печати (штампа)
|
Наименование подразделения, должность и фамилия получателя
|
Роспись в получении, дата
|
Результаты ежегодной проверки наличия печатей и штампов: их оттиски и дата проверки
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Продолжение
|
N
п/п |
Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления
|
Оттиск печатей (штампов), возвращенных для уничтожения, дата возврата
|
Отметка об уничтожении, номер акта и дата
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
7
|
8
|
9
|
Приложение № 7.
к п.2.6.8.
АКТ № ___
Об уничтожении печати (штампа) Типографии
Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета печатей и штампов.
Печать (штамп) организации: ___________________________________________________
(организационно-правовая форма и наименование организации)
__________________________________________________________________
ОГРН N ______________________ уничтожен(а) в связи с _______________
__________________________________________________________________
(указать причину: изменение наименования,
__________________________________________________________________
организационно-правовой формы, износ и т.д.)
__________________________________________________________________
Печать (штампа) уничтожил (Ф.И.О.)
__________________________________________________________________
Способ уничтожения ________________________________________________
Место и время уничтожения печати _________________________________
Факт уничтожения печати в моем присутствии подтверждаю:
Подписи членов комиссии
____________ /________/
(подпись)
____________ /________/
(подпись)
____________ /________/
(подпись)
____________ /________/
(подпись)
"___" _________ 201__ г.
М.П.
Печать (штамп) организации: ___________________________________________________
(организационно-правовая форма и наименование организации)
__________________________________________________________________
ОГРН N ______________________ уничтожен(а) в связи с _______________
__________________________________________________________________
(указать причину: изменение наименования,
__________________________________________________________________
организационно-правовой формы, износ и т.д.)
__________________________________________________________________
Печать (штампа) уничтожил (Ф.И.О.)
__________________________________________________________________
Способ уничтожения ________________________________________________
Место и время уничтожения печати _________________________________
Факт уничтожения печати в моем присутствии подтверждаю:
Подписи членов комиссии
____________ /________/
(подпись)
____________ /________/
(подпись)
____________ /________/
(подпись)
____________ /________/
(подпись)
"___" _________ 201__ г.
М.П.
Приложение №8
к п.5.2.
П Е Р Е Ч Е Н Ь
документов, не подлежащих регистрации в отделе делопроизводства
1. Поздравительные письма, телеграммы и открытки.
2. Пригласительные билеты, программы, сообщения о повестках дня, извещения о совещаниях (заседаниях, семинарах и т.д).
3. Периодические печатные издания (газеты, журналы, брошюры, книги), рекламные извещения, проспекты, каталоги выставок и смотров, плакаты.
4. Копии писем, справки, сводки, информации, доклады и другие документы, присылаемые для сведения.
5. Переписка по мелким административно-хозяйственным вопросам, внутренние документы оперативного характера.
6. Корреспонденция с пометкой «лично».
7. Плановая документация (структурных подразделений).
8. Учетно-статистические, финансовые, бухгалтерские формы и документы, копии счетов на оплату, первичная документация бухгалтерского учета (авизо).
9. Разнарядки, извещения, заказы (ОМТС, бухгалтерии).
10.Письма-подтверждения о прибытии к месту работы сервисных специалистов.
Приложение №9.
к п.15.2.
Типография полного цикла
Название
Название структурного подразделения
_____________________________
ДЕЛО № __________________________
__________________________________
__________________________________
__________________________________
(заголовок дела)
__________________________________
(дата)
На ____________ листах
Хранить __________ лет
Приложение №10
к п.15.2.
Лист-Заверитель Дела №__________
В деле подшито и пронумеровано__________________ листов
(цифрами и прописью)
В том числе литерные листы ____________________________
Пропущенные номера листов____________________________
Наименование должности
лица, составившего документ Подпись И.О.Фамилия
____________________
Дата
Приложение №11.
к п.15.2.
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ________________
|
№
п/п
|
Индекс дела
|
Дата
документа
|
Заголовок
дела
|
Номера
листов
дела
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого____________________________________ документов
(цифрами прописью)
Количество листов внутренней описи________________________________
(цифрами прописью)
Наименование должности
лица, составившего документ Подпись И.О.Фамилия
Дата
Приложение № 12
к п.16.2.
Наименование организации
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
_______ ____________
Подпись Расшифровка подписи
«___» _________ 201_ г.
Название
ОПИСЬ №_____________________
ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
за ______________ год
|
Название раздела (структурного подразделения организации)
|
|||||
|
№
п/п
|
Индекс
Дела
|
Заголовок
дела
|
Крайние
даты
|
Кол-во
листов
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено ______________________ ед.хр.,
(цифрами и прописью)
с № _____________________ по № __________________ ,в том числе:
литерные номера:________________________________________
пропущенные номера:_____________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись И.О.Фамилия
Наименование должности
ответственного за архив Подпись И.О.Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК типографии
от ______________№_________
Приложение №13
к п. 16.2
Наименование типографии
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
_______ ____________
Подпись Расшифровка подписи
«___» _________ 201_ г.
Название
ОПИСЬ №______________
дел временного (свыше 3 лет) хранения
за ________________ год
|
Наименование раздела (структурного подразделения организации)
|
||||||
|
№
п/п
|
Индекс
Дела
|
Заголовок
Дела
|
Крайние
Даты
|
Срок
хранения
|
Кол-во
листов
|
Примеча-
ние
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено _________________________ ед.хр.
(цифрами и прописью)
с №________________ по №_____________________, в том числе:
литерные номера:________________________________________________
пропущенные номера_____________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись И.О.Фамилия
Дата
Наименование должности
лица, ответственного за архив Подпись И.О.Фамилия
Дата
Согласовано
Протокол ЭК типографии
от _____________ №___________
Приложение № 14
к п. 14.4.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
_______ ____________
Подпись Расшифровка подписи
«___» _________ 201_ г.
Наименование типографии
НАЗВАНИЕ
АКТ ___________№_________
______________________
(место составления)
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
На основании ____________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков хранения)
________________________________________________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие ценности и утратившие практическое значение документы
|
№
п/п
|
Заголовок
дела или
групповой
заголовок
документов
|
Крайние
дела
|
Индекс
дела по
номнкла-
туре
или №
дела по
описи
|
Кол-во
ед. хр.
|
Сроки
хранения
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого ____________________ ед.хр. за _________________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _________ годы, утверждены, по личному составу
Согласованы с ЭК типографии (протокол от ______№__________________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу ценности
документов Подпись И.О.Фамилия
Дата
Приложение № 15
к п.18.1.
Наименование типографии
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
_______ ____________
Подпись Расшифровка подписи
«___» _________ 201_ г.
НАЗВАНИЕ
АКТ ___________№_________
______________________
(место составления)
приема-передачи при смене руководителя
В соответствии с приказом от ________________№___________________
__________________________________ передал, а _____________________
(ф.и.о. передающего) (ф.и.о. принимающего)
принял в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа, в составе председателя___________________________ и членов
(ф.и.о.)
_______________________________________________________документы
за ______________ годы.
|
№
п/п
|
Наименование
Документа
|
Кол-во экземпляров
за год
|
Период
(год)
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
|
|
|
|
|
ИТОГО принято __________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе ________________________________ особо ценных дел
(цифрам и прописью)
Отсутствие документов___________________________________________
________________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
Наличие и состояние оборудования________________________________
________________________________________________________________
(цифрами и прописью)
Передал Подпись И.О.Фамилия
Принял Подпись И.О.Фамилия
Председатель комиссии Подпись И.О.Фамилия
Члены комиссии Подпись И.О.Фамилия
