ТП 0008.01.ПЗ
|
СОГЛАСОВАНО
Зам. директора по качеству
_________________________________
___________(_____________________)
|
УТВЕРЖДАЮ
Директор
_________________________________
___________(_____________________)
|
Требования к технической, конструкторской, технологической, учетной и организационно-распорядительной и другой документации,
организация электронного документооборота и архивов
(редакция от 21.05.2016 г.)
Настоящие требования предназначены для стандартизации подготовки, заполнения, хранения, архивирования документов различных сфер деятельности типографии, а также использование электронных средств, для ведения электронного документооборота. Цель настоящих требований улучшение управленческой деятельности.
1. Положения и определения
1.1. Настоящий документ составлен на основании действующих стандартов в области оформления организационно-распорядительной документации, а именно:
· ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
· ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
· ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации»;
· Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Унифицированные формы первичных документов по учету труда.
1.2. Бланк документа – это лист стандартных форматов, с нанесенными на нём постоянными реквизитами, и имеющего поля для размещения переменных данных.
1.3. Реквизиты документа – это надписи с постоянными или переменными данными, однозначно характеризующими документ и определяющими его назначение. К ним относятся:
· эмблема организации;
· код организации (ОКПО);
· основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН);
· идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП);
· код формы документа (ОКУД, и номер формы документа);
· наименование организации (в том числе сокращенное);
· справочные данные об организации (адрес, телефоны, факсы, номера счета и т.п.);
· наименование документа, его дата и регистрационный номер;
· ссылка на регистрационный номер и дату документа;
· место составления документа;
· адресат (название организации, должность, имя, отчество и фамилия получателя);
· гриф утверждения документа, резолюция;
· заголовок к тексту;
· текст документа;
· отметка о наличии приложений;
· подпись;
· гриф согласования документа;
· визы согласования документа;
· оттиск печати;
· отметки о заверении копии;
· отметка об исполнителе;
· отметка о контроле;
· отметка об исполнении документа и направление в дело;
· отметка о поступлении документа в организацию;
· идентификатор электронной копии документа.
2. Общие требования к документам
2.1. Все документы должны быть выполнены на белой офсетной бумаге 80 г./м.кв. следующих форматов А5-148*210мм, А4-210*297 мм, А3-297*420 мм (с допуском на размер +/- 1 мм). В случае многостраничных документов, отдельные листы должны быть прошиты скрепкой в левом верхнем углу или двумя скрепками, расположенными на расстоянии 10 мм от края с симметричным размещением относительно центра. При наличии обложки листы сшиваются в тетрадь (в том числе с жесткой обложкой). Все страницы многостраничных документов должны нумероваться в правом нижнем углу, начиная с 1 страницы.
2.2. Все надписи выполняются шрифтом «Times New Roman» размером 12 пунктов (3 мм), с выделением текста в 14 пунктов (4 мм). Разрешается использовать для выделений курсив и (или) жирный текст. Рисунки, логотипы, фирменный текст разрешается применять в произвольном порядке. На документах (бланках) на краях должны быть предусмотрены пустые (незаполненные) поля размером: 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее, 20 мм – нижнее.
2.3. Инициатором разработки и внедрения новых видов документов (бланков) может являться директор или руководитель структурного подразделения типографии. При разработке и согласовании новых форм документов (бланков), следует руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003, с размещением необходимого и достаточного количества реквизитов документа. Все образцы документов (бланков) должны пройти согласование в ОТК на соответствие требованиям ГОСТов и действующим стандартам типографии.
2.4. Все утвержденные формы документов (бланки документов) подлежат сохранению на сервере типографии в формате DOC в разделе «Образцы документов», с присвоенными названиями файлов - «Номер документа, и краткое название» на русском языке. В случае нумерации образца применяется формат 00-духразрядный, 000-трехразрядный и 0000-четырехразрядный формат. При выпуске документов на основе образца, первому документу присваивается первый номер (например - 01, 001 или 0001). В качестве дополнительных элементов нумерации может использоваться через «Слэш» / дополнительные символы или цифры. Нумерация документов, выполняется в течение года.
2.5. Для изготовления (тиражирования) утвержденных документов (бланков) следует обращаться в ОТК с заявкой подписанной руководителем структурного подразделения, с указанием номера документа, его названия, тиража и получателя. Через согласованный срок, размноженные документы (бланки) следует получить на складе по требованию.
2.6. Ежегодно, следует переиздавать (обновлять) ранее используемые документы (бланки), для уменьшения накопившихся ошибок за прошедший год. Обновленные документы должны быть сохранены на сервере типографии для их дальнейшего использования, перед началом следующего года. Все удаленные (исправленные) документы подлежат сохранению в «Архиве прошедшего года».
"Российский налоговый курьер", 2009, N 6
СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Начался очередной отчетный год, бухгалтерам опять нужно оформлять новые папки для подшивки документов. Нередко архив документов за все время деятельности фирмы настолько объемен, что новые документы уже негде разместить. Значит, следует разобраться, как долго нужно хранить те или иные документы. Возможно, некоторые из них пора уничтожить.
Все хозяйственные операции, проводимые любой организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они являются первичными учетными документами и служат основанием для ведения бухгалтерского учета. Так сказано в п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ (далее - Закон N 129-ФЗ). Кроме того, эти же документы используются для исчисления и уплаты налогов и сборов.
Бухгалтерские документы
Общие сроки хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлены в ст. 17 Закона N 129-ФЗ. В ней говорится, что названные документы организация должна хранить не менее пяти лет. Чтобы определить сроки хранения конкретных видов документов, необходимо руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. (далее - Перечень). Информация о наиболее распространенных видах документов представлена в таблице на с. 36 - 39.
Таблица. Сроки хранения отдельных видов документов
|
Вид документов
|
Срок хранения
|
Норма законодательства
|
|
Бухгалтерская отчетность и учетные регистры
|
||
|
Годовая бухгалтерская
отчетность <1> |
Не менее 10 лет
|
Пункт 1 ст. 17 Закона
N 129-ФЗ и п. 135 Перечня |
|
Сводная годовая
бухгалтерская отчетность <1> |
До ликвидации
организации <2> |
|
|
Квартальная бухгалтерская
отчетность <1> |
Не менее 5 лет (при
отсутствии годовой бухгалтерской отчетности - не менее 10 лет) |
|
|
Месячная бухгалтерская
отчетность <1> |
Не менее 1 года
(при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности - не менее 10 лет) |
|
|
Передаточные,
разделительные, ликвидационные балансы, приложения и пояснительные записки к ним |
До ликвидации
организации <2> |
Пункт 136 Перечня
|
|
Бухгалтерские учетные
регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы, оборотные ведомости и др.) |
Не менее 5 лет при
условии завершения ревизии или проверки (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий <3> |
Пункт 1 ст. 17 Закона
N 129-ФЗ и п. п. 148 и 168 Перечня |
|
Рабочий план счетов
бухгалтерского учета и другие документы учетной политики |
Не менее 5 лет
после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз |
Пункт 2 ст. 17 Закона
N 129-ФЗ |
|
Отчетность по налогам (сборам) и документы, необходимые для исчисления
налогов (сборов) |
||
|
Годовые отчеты по налогам
(налоговые декларации) |
Не менее 10 лет
|
Пункт 170 Перечня
|
|
Квартальные отчеты по
налогам (налоговые декларации) |
Не менее 5 лет
(при отсутствии годовых - не менее 10 лет) |
|
|
Месячные отчеты по налогам
(налоговые декларации) |
Не менее 1 года
(при отсутствии квартальных - не менее 5 лет) |
|
|
Счета-фактуры
|
Не менее 5 лет при
условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий <3> |
Пункт 150 Перечня
|
|
Книги покупок, книги продаж
|
Не менее полных
5 лет с даты последней записи |
Пункты 15 и 27 Правил
ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 |
|
Документы, подтверждающие
объем налогового убытка прошлых лет, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога на прибыль |
Не менее 4 лет
после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет |
Пункт 4 ст. 283 НК РФ
|
|
Документы, подтверждающие
объем убытка предыдущих налоговых периодов, сумма которого перенесена на будущее при расчете ЕСХН или налога, уплачиваемого при применении УСН |
Пункт 5 ст. 346.6 и
п. 7 ст. 346.18 НК РФ |
|
|
Первичные документы
|
||
|
Первичные документы и
приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и ТМЦ, накладные, авансовые отчеты и др.) |
Не менее 5 лет при
условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий <3> |
Пункт 1 ст. 17 Закона
N 129-ФЗ и п. 150 Перечня |
|
Путевые листы
|
Не менее 5 лет
|
Пункт 18 Обязательных
реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 |
|
Лицевые счета работников
|
Не менее 75 лет
|
Пункт 153 Перечня
|
|
Документы на выдачу
заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат |
Не менее 5 лет при
условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий <3>, а при отсутствии лицевых счетов - не менее 75 лет |
Пункт 155 Перечня
|
|
Исполнительные документы
|
Не менее 5 лет
|
Пункт 162 Перечня
|
|
Документы о дебиторской и
кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) |
Пункт 163 Перечня
|
|
|
Документы о недостачах,
растратах, хищениях |
||
|
Документы об оплате
учебных отпусков |
Пункт 165 Перечня
|
|
|
Документы о переоценке
основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации |
До ликвидации
организации <2> |
Пункт 166 Перечня
|
|
Документы об
амортизационных отчислениях (акты, ведомости, расчеты) |
Не менее 5 лет
|
Пункт 167 Перечня
|
|
Документы о приеме-передаче
векселей, их оплате или размене |
Пункт 179 Перечня
|
|
|
Документы о ведении
валютных и обменных операций, операций с грантами |
До ликвидации
организации <2> |
Пункт 181 Перечня
|
|
Документы об
инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, ТМЦ (инвентарные описи, акты, ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий) |
Не менее 5 лет при
условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий <3> |
Пункт 192 Перечня
|
|
Договоры и контракты
|
||
|
Договоры, соглашения
(кредитные, хозяйственные, операционные) |
Не менее 5 лет
после истечения срока действия договора, соглашения |
Пункт 186 Перечня
|
|
Паспорта сделок
|
До ликвидации
организации <2> |
Пункт 187 Перечня
|
|
Документы о приеме
выполненных работ (акты, справки, счета) |
Не менее 5 лет,
а при отсутствии лицевых счетов - не менее 75 лет |
Пункт 188 Перечня
|
|
Договоры о материальной
ответственности |
Не менее 5 лет
после увольнения материально ответственного лица |
Пункт 189 Перечня
|
|
Кадровые документы
|
||
|
Коллективный договор
|
До ликвидации
организации <2> |
Пункт 275 Перечня
|
|
Документы о переводе
работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю |
Не менее 5 лет
|
Пункт 277 Перечня
|
|
Табели (графики), журналы
учета рабочего времени |
Не менее 1 года <4>
|
Пункт 281 Перечня
|
|
Документы о премировании
работников |
Не менее 5 лет
|
Пункт 293 Перечня
|
|
Трудовые договоры
(контракты, соглашения) |
Не менее 75 лет
|
Пункт 338 Перечня
|
|
Личные карточки работников
(в том числе временных работников) |
Не менее 75 лет
|
Пункт 339 Перечня
|
|
Невостребованные трудовые
книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и другие личные документы работников |
До момента
востребования, но не менее 50 лет |
Пункт 342 Перечня
|
|
Книги, журналы выдачи
трудовых книжек и вкладышей к ним |
Не менее 50 лет
|
Пункт 358 Перечня
|
|
Графики предоставления
отпусков |
Не менее 1 года
|
Пункт 356 Перечня
|
|
Документы по охране труда
|
||
|
Акты, предписания по
технике безопасности, документы об их выполнении |
Не менее 5 лет
|
Пункт 295 Перечня
|
|
Перечень профессий
с вредными условиями труда, утвержденный организацией |
До замены новым <4>
|
Пункт 304 Перечня
|
|
Списки работающих на
производстве с вредными условиями труда |
Не менее 75 лет
|
Пункт 305 Перечня
|
|
Табели и наряды работников
вредных профессий |
Не менее 75 лет
|
Пункт 306 Перечня
|
|
Акты расследования
профессиональных отравлений и заболеваний |
Не менее 45 лет
|
Пункт 312 Перечня
|
|
Журналы, книги учета
профилактических работ, инструктажа по технике безопасности |
Не менее 10 лет
|
Пункт 316 Перечня
|
|
Журналы проведения
аттестации по технике безопасности |
Не менее 5 лет
|
|
|
Документы об аттестации
рабочих мест по условиям труда (протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др.) |
Не менее 5 лет
(рекомендовано хранить в течение 45 лет) |
Пункт 332 Перечня и п. 8
Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 31.08.2007 N 569 |
|
Документы по контрольно-кассовой технике (ККТ)
|
||
|
Документация по ККТ <5>
|
Не менее 5 лет
с даты окончания использования ККТ |
Пункт 14 Положения о
регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 N 470 |
|
Использованные контрольные
ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации |
||
|
Статистические документы
|
||
|
Годовые и с большей
периодичностью статистические отчеты и таблицы |
Не менее 10 лет
|
Пункт 199 Перечня
|
|
Сводные годовые и с большей
периодичностью статистические отчеты и таблицы |
До ликвидации
организации <2> |
|
|
Полугодовые статистические
отчеты и таблицы |
Не менее 5 лет (при
отсутствии годовых - не менее 10 лет) |
|
|
Квартальные статистические
отчеты и таблицы |
Не менее 5 лет (при
отсутствии годовых, полугодовых - не менее 10 лет) |
|
|
Месячные статистические
отчеты и таблицы |
Не менее 1 года
(при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных - не менее 10 лет) |
|
|
-------------------------------- <1> К бухгалтерской отчетности относятся бухгалтерские балансы, приложения к ним, предусмотренные нормативными актами, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности организации (если она подлежит обязательному аудиту), и другие специализированные формы (п. 2 ст. 13 Закона N 129-ФЗ). <2> Это следует из положений п. 2.4.2 Указаний. <3> При возникновении споров, разногласий документы сохраняются до вынесения окончательного решения. <4> Если являются первичными учетными документами, их необходимо хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона N 129-ФЗ). <5> Включает в себя документы, связанные с производством, продажей, технической поддержкой, приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, эксплуатацией и выводом из эксплуатации контрольно-кассовой техники. |
||
Примечание. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, а также программы машинной обработки данных следует хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз (п. 2 ст. 17 Закона N 129-ФЗ).
Обратите внимание: сроки, установленные в Перечне, нужно отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Это записано в п. 2.9 Указаний по применению Перечня, утвержденных Росархивом 6 октября 2000 г. (далее - Указания). Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2008 г., начинается с 1 января 2009 г.
Причем организация с учетом специфики деятельности вправе увеличить длительность хранения документов по сравнению с тем сроком, который установлен в Перечне (п. 2.11 Указаний). Подобное решение оформляется распоряжением руководителя компании или закрепляется в ее учетной политике.
Налоговые декларации и документы для расчета налогов
Сроки, в течение которых организация обязана сохранять отчетность по налогам, установлены в п. 170 Перечня. Так, годовые налоговые декларации необходимо хранить не менее десяти лет, квартальные - не менее пяти лет, месячные - не менее одного года. Если отсутствует годовая отчетность (например, по НДС), квартальные и месячные налоговые декларации нужно хранить не менее десяти лет. Месячную отчетность при отсутствии квартальной следует сохранять не менее пяти лет.
Сроки хранения документов, на основании которых организация исчисляет налоги и сборы, нигде четко не оговорены. Лишь в пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ указано, что налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. К названным документам, в частности, относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также иные документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, уплату и удержание налогов.
Аналогичное требование установлено в пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ для налоговых агентов. В течение четырех лет они должны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов.
От какой даты считается этот четырехлетний срок? Минфин России полагает, что течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (Письмо от 18.10.2005 N 03-03-04/2/83).
Обратите внимание! Для акционерных обществ - особые правила
Сроки, в течение которых акционерные общества должны хранить свои документы, установлены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс. Так, годовую бухгалтерскую отчетность они обязаны хранить постоянно, то есть в течение всего срока работы организации. К документам постоянного хранения также относятся:
- документы о создании, реорганизации общества;
- устав общества, внесенные в него изменения и дополнения;
- свидетельство о государственной регистрации общества;
- решения о выпуске ценных бумаг, проспекты эмиссии ценных бумаг;
- протоколы общих собраний акционеров;
- протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета);
- списки аффилированных лиц общества;
- положения о филиалах и представительствах общества;
- протоколы заседаний правления (дирекции) общества, решения директора (генерального директора, президента) общества;
- бюллетени для голосования;
- заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества и др.
Допустим, акционерное общество ликвидируется. При наличии у него договора с учреждением Росархива документы постоянного срока хранения и по личному составу оно передает в государственный архив. Если договорных отношений с архивом нет, государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяет председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий.
Если акционерное общество прекращает деятельность в результате проведенной реорганизации, подлинники его документов могут быть переданы только одному из вновь создаваемых обществ (как правило, обществу с наибольшей стоимостью чистых активов).
Налоговая база и сумма налога определяются по окончании налогового периода (п. 1 ст. 55 НК РФ). По большинству налогов таким периодом является календарный год. Исключение составляет НДС, налоговый период по которому квартал. Таким образом, срок хранения документов, необходимых для расчета и уплаты налогов, нужно отсчитывать со дня, следующего за днем окончания налогового периода.
Примечание. До 2008 г. налоговый период по НДС устанавливался как календарный месяц, а для отдельных категорий налогоплательщиков - как квартал (ст. 163 НК РФ).
Пример 1. ООО "Гиацинт" было зарегистрировано в апреле 2004 г. Организация применяет общую систему налогообложения.
Четырехлетний срок, в течение которого ООО "Гиацинт" должно хранить документы, относящиеся к расчетам по налогу на прибыль, ЕСН, налогу на имущество организаций за 2004 г., - это период с 1 января 2005 г. по 31 декабря 2008 г. Соответственно, документы, использованные для исчисления указанных налогов за 2005 г., организация обязана будет сохранять до 31 декабря 2009 г.
Вместе с тем в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ). Например, налоговая проверка, назначенная 31 декабря 2008 г., может охватывать 2005 - 2007 гг. и продолжаться максимум в течение шести месяцев 2009 г. Значит, в течение всего времени проверки организация обязана сохранять документы, относящиеся к налоговым расчетам за проверяемый период. Но она и так обязана это делать согласно Закону N 129-ФЗ. Ведь основанием для исчисления налогов, как правило, являются те же первичные учетные документы, которые используются для отражения операций в бухгалтерском учете. Минимальный срок хранения таких документов составляет пять лет (п. 1 ст. 17 Закона N 129-ФЗ). Получается, что согласно законодательству о бухгалтерском учете в течение текущего года организация обязана хранить документы, относящиеся к расчетам налогов и за те периоды, которые налоговые органы проверить уже не могут.
Примечание. Налоговые агенты обязаны представлять в налоговый орган по месту своего учета документы, необходимые для осуществления контроля за правильностью исчисления, удержания и перечисления налогов (пп. 4 п. 3 ст. 24 НК РФ).
Примечание. Налогоплательщики обязаны представлять в налоговые органы и их должностным лицам документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (пп. 6 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Особо оговорен срок хранения книг покупок и книг продаж. Он установлен в п. п. 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914. Его минимальная продолжительность - пять полных лет с даты последней записи в указанных документах.
Отметим также, что согласно п. 150 Перечня выставленные и полученные счета-фактуры организация должна хранить не менее пяти лет. Однако если в ходе налоговой или иной проверки возникли разногласия с проверяющими, то счета-фактуры нужно сохранять до вынесения окончательного решения по результатам данной проверки.
Несмотря на то что счета-фактуры необходимо хранить минимум пять лет, организация не обязана представлять по запросу налогового органа счета-фактуры, четырехлетний срок хранения которых уже истек. Например, получив в 2009 г. запрос налоговой инспекции о представлении счета-фактуры за 2004 г., налогоплательщик (налоговый агент) может его не выполнять.
Пример 2. Воспользуемся условием примера 1. Допустим, до 2008 г. налоговым периодом по НДС для ООО "Гиацинт" являлся календарный месяц.
Книги покупок и книги продаж за апрель 2004 г. организация должна хранить до 30 апреля 2009 г. (при условии, что последние записи в них были сделаны в апреле 2004 г.).
Пятилетний срок хранения выставленных и полученных счетов-фактур исчисляется с 1 января года, следующего за годом их составления, - с 1 января 2005 г. То есть счета-фактуры, датированные апрелем 2004 г., ООО "Гиацинт" обязано хранить до 31 декабря 2009 г.
Поскольку в 2004 - 2007 гг. налоговым периодом по НДС для компании являлся календарный месяц, четырехлетний срок хранения прочих документов, необходимых для расчета НДС, определяется применительно к каждому месяцу. Обязательный минимальный период хранения документов, использованных организацией для расчета НДС за апрель 2004 г., - с 1 мая 2004 г. по 30 апреля 2008 г.
Четырехлетний срок хранения документов, относящихся к расчету НДС за I квартал 2008 г., начинается с 1 апреля 2008 г. и заканчивается 31 марта 2012 г. Книги покупок и книги продаж за I квартал 2008 г. компания обязана будет сохранять до 31 марта 2013 г. (если последние записи в них были сделаны в марте 2008 г.), а счета-фактуры за этот период - до 31 декабря 2013 г.
Итак, первичные учетные документы необходимо хранить не менее пяти лет. Однако в некоторых ситуациях оправдательные документы следует сохранять намного дольше.
Ситуация 1. Организация переносит убытки на будущее
В соответствии со ст. 283 НК РФ компания, являющаяся плательщиком налога на прибыль, вправе уменьшить налоговую базу текущего налогового периода на сумму убытка, полученного ею в предыдущих налоговых периодах. Убыток может быть перенесен на будущее в течение десяти лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором он был получен (п. 2 ст. 283 НК РФ).
Примечание. Убыток, выявленный по итогам 2001 г. (до вступления в силу гл. 25 НК РФ), может быть перенесен на будущее в сумме, не превышающей сумму убытка, числившегося по состоянию на 1 июля 2001 г. (п. 4 ст. 10 Федерального закона от 06.08.2001 N 110-ФЗ).
В течение всего срока переноса убытков организация должна хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка. Так сказано в п. 4 ст. 283 НК РФ. В Письме от 03.04.2007 N 03-03-06/1/206 Минфин России разъяснил, что списание убытков возможно только при представлении первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.
Аналогичные требования установлены для плательщиков единого сельскохозяйственного налога и организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения. При переносе убытков на будущее они также обязаны хранить документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду. Об этом сказано в п. 5 ст. 346.6 и п. 7 ст. 346.18 Налогового кодекса соответственно.
Пример 3. ООО "Азалия" является плательщиком налога на прибыль. По итогам 2003 г. в налоговом учете организации был получен убыток. Его сумма переносилась на будущее в течение 2006 - 2008 гг. по частям.
Согласно требованиям налогового законодательства первичные учетные документы, необходимые для расчета налога на прибыль за 2003 г., организация обязана была хранить в течение четырех лет - до 31 декабря 2007 г. Поскольку на сумму убытка 2003 г. уменьшены налоговые базы 2006 - 2008 гг., компания продолжает хранить указанные документы. Она должна сохранять их в течение еще четырех лет после окончания 2008 г. (последнего года, налоговая база за который была уменьшена на сумму убытка прошлых лет) - до 31 декабря 2012 г.
Ситуация 2. Выявлены убытки прошлых лет или списаны
безнадежные долги
Убытки прошлых налоговых периодов, выявленные налогоплательщиком в текущем отчетном или налоговом периоде, приравниваются к внереализационным расходам на основании пп. 1 п. 2 ст. 265 НК РФ. Иначе говоря, такие убытки уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль за тот период, в котором они были выявлены.
Кроме того, к внереализационным расходам также приравниваются суммы безнадежных долгов, а в случае, если организация формирует резерв по сомнительным долгам, - суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).
По общему правилу, установленному в п. 1 ст. 252 НК РФ, при расчете налога на прибыль можно признать лишь те расходы, которые подтверждены документально. Значит, чтобы учесть в целях налогообложения убытки прошлых лет, выявленные в текущем году, или списать безнадежные долги, организация должна располагать соответствующими подтверждающими документами. Более того, она обязана хранить эти документы не менее четырех лет после окончания года, налоговая база за который была уменьшена на сумму указанного убытка или списанной безнадежной задолженности.
Примечание. Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика, а в случаях, предусмотренных в ст. 265 НК РФ, - понесенные им убытки (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Ситуация 3. Организация владеет основными средствами
Допустим, в собственности компании имеется основное средство, которое было куплено больше десяти лет назад. Казалось бы, срок хранения документов о его приобретении и вводе в эксплуатацию уже истек. Однако такие документы нужно сохранять в течение всего срока полезного использования объекта. Ведь в течение этого периода организация начисляет амортизацию в налоговом и бухгалтерском учете. Чтобы признать амортизационные отчисления, в течение всего срока амортизации у нее должны быть документы, подтверждающие приобретение объекта и ввод его в эксплуатацию.
Кроме того, с остаточной стоимости основных средств компания уплачивает налог на имущество. Следовательно, для обоснования расчетов по данному налогу ей также необходимы названные документы.
Предположим, организация решила продать амортизируемое имущество. Согласно пп. 1 п. 1 ст. 268 НК РФ она вправе уменьшить доход, полученный от продажи, на остаточную стоимость этого имущества. Но остаточная стоимость объекта опять же должна быть подтверждена соответствующими документами.
Примечание. В целях налогообложения остаточная стоимость объектов амортизируемого имущества определяется по правилам, изложенным в п. 1 ст. 257 НК РФ.
Таким образом, даже если организация, владеющая амортизируемым имуществом, не планирует его продавать, документы о приобретении этого имущества, вводе его в эксплуатацию, расчете сумм амортизации ей целесообразно сохранять в течение всего срока работы компании.
В случае реализации прочего имущества (за исключением ценных бумаг, продукции собственного производства, покупных товаров) организация уменьшает полученный доход на цену приобретения или создания этого имущества (пп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ). Естественно, при условии, что указанную цену она может подтвердить документально. При отсутствии подобных документов компания не вправе уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль на сумму расходов на приобретение имущества, так как эти расходы не соответствуют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. Сроки хранения указанных документов в данном случае значения не имеют. Аналогичная позиция приведена в Письме Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-02/84.
Хранение документов
Место хранения документов каждая организация определяет самостоятельно. Как правило, большинство документов размещается в офисе компании. При значительных объемах документации целесообразно выделить специальное место под архив или даже арендовать отдельное помещение, куда перевезти обработанные документы, которые уже не используются в текущей работе.
Другой вариант - передать документы на хранение в специализированную архивную компанию. Однако если организация является акционерным обществом, то ей нужно учесть следующую особенность. В п. 2 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ говорится, что целый ряд документов акционерное общество должно хранить по месту нахождения его исполнительного органа. К таким документам, в частности, относятся бухгалтерская отчетность, документы бухгалтерского учета, документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе.
Примечание. Перечень документов акционерного общества, которые оно должно хранить по месту нахождения исполнительного органа, установлен в п. 1 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ.
Естественно, со временем объемы архивов любой организации увеличиваются, для их размещения требуются новые помещения. Может, удобнее хранить документы не в бумажном, а в электронном виде?
Такая возможность прямо предусмотрена в отношении первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета (п. 7 ст. 9 и п. 1 ст. 10 Закона N 129-ФЗ). Кроме того, в ст. 314 НК РФ указано, что регистры налогового учета ведутся на бумажных носителях, в электронном виде или любых машинных носителях. При этом должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.
В Письме от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314 Минфин России разъяснил, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета допускается в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ и при условии, что электронные документы заверены с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).
Примечание. Условия, при выполнении которых ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, оговорены в ст. 4 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".
Основные правила работы архивов организаций одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила). В п. 2.3.1 Основных правил установлено, что ежегодно необходимо проводить экспертизу ценности документов, то есть определять сроки их хранения и отбирать документы для длительного хранения и уничтожения.
Уничтожение и утилизация документов
Документы, срок хранения которых истек, организация вправе уничтожить самостоятельно (разорвать вручную или с помощью шредера, выбросить, сжечь) или передать на утилизацию в специализированную компанию, занимающуюся переработкой вторичного сырья. Перечень документов, подлежащих уничтожению или утилизации, утверждается руководителем организации. Он может быть оформлен в виде приказа или распоряжения руководителя либо в форме акта, разработанного компанией самостоятельно. Примерный образец такого акта приведен на с. 43.
Образец акта об отборе документов для уничтожения
┌──────────────────────────────────────────────────────────────
│ Утверждаю│
│ Генеральный директор│
│ ООО "Нарцисс"│
│ Самойлов │
│ -------- (В.И. Самойлов)│
│ │
│ Акт об отборе документов для уничтожения N 1 │
│ │
│г. Москва 26 января 2009 г.│
│ │
│ Экспертная комиссия в составе председателя комиссии Никифорова С.П.,│
│заместителя генерального директора по общим вопросам, членов комиссии│
│Кирилловой Н.И., главного бухгалтера, и Хлебниковой О.А.,│
│секретаря-референта, провела экспертизу ценности документов ООО "Нарцисс"│
│и выявила следующие документы, обязательный срок хранения которых истек│
│31 декабря 2008 г.: │
│ 1) выписки по банковским счетам за периоде 1 января по 31 декабря│
│2003 г. - 12 папок; │
│ 2) кассовые документы и кассовая книга за периоде 1 января по│
│31 декабря 2003 г. - 3 папки; │
│ 3) авансовые отчеты за период с 1 января по 31 декабря 2003 г. -│
│2 папки; │
│ 4) выданные счета-фактуры за период с 1 января по 31 декабря│
│2003 г. - 5 коробок; │
│ 5) полученные счета-фактуры за период с 1 января по 31 декабря│
│2003 г. - 2 коробки; │
│ 6) книга покупок и книга продаж за 2003 г. - 4 папки; │
│ 7) выданные и полученные накладные за период с 1 января по 31 декабря│
│2003 г. - 6 коробок; │
│ 8) хозяйственные, кредитные и иные договоры (контракты,│
│соглашения) - 2 папки; │
│ 9) акты выполненных работ за периоде 1 января по 31 декабря 2003 г. -│
│4 папки. │
│ │
│ Заключение экспертной комиссии: документы, перечисленные в настоящем│
│акте, измельчить с помощью шредера и сдать в пункт приема макулатуры. │
│ │
│Председатель Заместитель генерального Никифоров С.П. Никифоров │
│комиссии директора по общим вопросам │
│ │
│Члены комиссии: Главный бухгалтер Кириллова Н.И. Кириллова │
│ Секретарь-референт Хлебникова О.А. Хлебникова│
└──────────────────────────────────────────────────────────────
Рисунок
Кроме того, организация может воспользоваться образцом акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Его форма утверждена в Приложении N 4 к Основным правилам.
При составлении списка уничтожаемых документов не обязательно указывать реквизиты каждого документа. Это следует из положений п. 2.4.5 Основных правил. В нем говорится, что однородные дела (документы) вносят в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе (например, авансовые отчеты за 2000 г.).
Передача документов на утилизацию оформляется накладной, в которой указываются дата передачи, количество передаваемых документов (число папок, коробок и т.п.) и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за сохранность документов в организации (п. 2.4.7 Основных правил).
Если компания уничтожает документы собственными силами, этот факт она оформляет отдельным актом об уничтожении документов. Поскольку унифицированной формы нет, он тоже составляется в произвольной форме. Отметим, что уничтожение документов по истечении срока хранения является правом, а не обязанностью организации (см. Письмо Минфина России от 18.10.2005 N 03-03-04/2/83). Другими словами, компания может продолжать хранить документы даже по истечении сроков их обязательного хранения.
Примечание. Организации, документы которых не подлежат приему в государственные или муниципальные архивы, уничтожают документы с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами (п. 3.9 Указаний).
Ответственность за утрату документов
Налоговая. Отсутствие у налогоплательщика первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За такое нарушение в ст. 120 Налогового кодекса предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере:
- 5000 руб. - если отсутствуют документы за один налоговый период;
- 15 000 руб. - при отсутствии документов более чем за один налоговый период;
- 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. - если из-за отсутствия документов была занижена налоговая база.
Кроме того, если налогоплательщик (плательщик сбора, налоговый агент) не представит по запросу налоговой инспекции документы или иные сведения, с него взыскивается штраф в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Административная. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб. Об этом сказано в ст. 13.20 КоАП РФ. За нарушение порядка и сроков хранения учетных документов на должностных лиц может быть наложен административный штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).
Примечание. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (п. 3 ст. 17 Закона N 129-ФЗ).
Уголовная. Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказываются штрафом в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года (п. 1 ст. 325 УК РФ).
Е.В.Вайтман
Эксперт журнала
"Российский налоговый курьер"
Подписано в печать
27.02.2009
Версию документа в формате PDF Вы можете получить по заказу
