ТП0001.13.ПЗ
|
СОГЛАСОВАНО
Зам. директора по качеству
_________________________________
___________(_____________________)
|
УТВЕРЖДАЮ
Директор
_________________________________
___________(_____________________)
|
Инструкция по использованию электронной почты
(редакция от 22.12.2019 г.)
Настоящая инструкция определяет единые требования к ведению деловой переписки по электронной почте, а также правила по сохранению и передаче электронных сообщений между заинтересованными сотрудниками внутри типографии.
Инструкция способствует стандартизации деловой электронной переписки и предназначена для исполнения сотрудниками типографии, использующими в своей работе электронную почту.
1. Общие положения
Электронным адресом называют надпись латинскими буквами, в которой содержатся имя и через специальный символ @ (амперсенд или сокращенное название собака) доменное имя получателя. Доменное имя, как правило, состоит из двух частей - названия домена и зоны расположения домена. Для обозначения и выделения в тексте электронных адресов и доменных имен используется выделение текста жирным шрифтом с подчеркиванием.
Примеры электронных адресов:
|
E-mail адрес
|
Описание адреса
|
Примечание
|
|
Электронный адрес офис-менеджера типографии
|
Находится на бесплатном почтовом сервере Яндексаwww.yandex.ru
|
|
|
Основной адрес заместителя директора по качеству
|
Находится на сервере типографии www.euro.ru
|
|
|
Дополнительный адрес заместителя директора по качеству
|
||
|
Основной адрес отдела заказов
|
||
|
Сокращенный адрес отдела заказов
|
||
|
Дополнительный адрес отдела заказов
|
Примечание: В записи электронного адреса применяют маленькие буквы латинского алфавита и различные знаки и цифры. В России планируется принятие стандарта разрешающего применять для написания адреса букв русского алфавита.
2. Обязательные требования для оформления электронного письма
Пример почтовой программы предназначенной для чтения, приема, отправки и создания электронных писем приведен на рисунке.
При создании нового письма необходимо:
- в разделе «Кому» указать электронный адрес получателя;
- в разделе «Тема» указать название типографии и сделать краткую запись содержимого электронного письма. По этой записи получатель будет ориентироваться (в том числе, если не будет четкой записи в этом разделе, такое письмо может быть удалено получателем как «Спам») и раскрывать содержимое письма.
- в разделе «Тело письма» начать письмо с приветствия (смотри пример на рисунке), можно добавить название организации, должность, фамилию, имя и отчество. В основной части письма описать то, что требуется. Если необходимо будет сослаться на «Присоединенные» файлы к письму, указать их типы и назначение. В конце письма оставить свои координаты, должность, фамилию, имя, отчество, контактный номер телефона с кодом города;
- в разделе «Присоединить» вставить файлы, которые необходимо передать получателю письма. Например, договор в формате DOC, фотографию или образец этикетки в формате JPG и т.п.
Рисунок. Пример почтовой программы для работы с электронными письмами.
Все полученные письма следует распечатать и сделать отметки, связанные с контролем получения его заказчиком, предельные сроки ответа, номер заказа к которому относится само письмо, проставить фамилию и роспись исполнителя и т.п.
3. Ответственность
Должностные лица, в обязанность которых входят функции организации и выполнения рассылки корреспонденции и по вине которых нарушаются положения настоящей инструкции, несут дисциплинарную ответственность.
Инженер-технолог __________________ (_____________________)
Ознакомлены:
_______________ (_____________________)
_______________ (_____________________)
_______________ (_____________________)
_______________ (_____________________)
_______________ (_____________________)
_______________ (_____________________)
_______________ (_____________________)
_______________ (_____________________)
_______________ (_____________________)
_______________ (_____________________)
_______________ (_____________________)
_______________ (_____________________)
_______________ (_____________________)
_______________ (_____________________)
