ТП0001.06ПЗ Рассылка кореспонденции

ТП0001.06.ПЗ

 

СОГЛАСОВАНО Зам. директора по качеству _________________________________   ___________(_____________________)

УТВЕРЖДАЮ Директор _________________________________   ___________(_____________________)

 

 

Настоящая инструкция определяет правила и требования по рассылке писем, коммерческих предложений, рекламных материалов, материалов заказчика и прочих документов потенциальному кругу заинтересованных лиц.

Инструкция способствует усилению коммуникаций с заказчиками полиграфической продукции, увеличению рекламной активности типографии, выполнению специальных заданий подразделений типографии, организации дополнительных услуг для заказчиков.

 

В типографии должны быть организованы несколько способов доставки корреспонденции фиксированному кругу лиц. Особенностью такой доставки является массовость и круг лиц, к которым производится доставка, цели такой доставки, и контроль необходимости отклика на доставку такой корреспонденции.

Инициаторами отправки корреспонденции являются должностные руководящие лица, или лица в чью обязанность включены такие полномочия. Лицо, инициирующее отправку корреспонденции, издает распоряжение, в котором определяет массовость, круг лиц, цели отправки, и сроки его выполнения. На основании такого распоряжения лица, включенные в него, обязаны выполнить соответствующие действия, и отчитаться по факту выполнения.

 

Этот вид рассылки предусматривает рассылку коммерческих предложений, буклетов, поздравительных открыток, календарей и пр. полиграфической продукции, которая в сложенном виде имеет габаритные размеры, допускающие ее размещение в почтовые конверты различных форматов. Смысл такой рассылки заключается в большом круге получателей (потенциальных заказчиков).

На основании распоряжения коммерческого директора, менеджер готовит конверт заказа для изготовления полиграфической продукции для отдела заказов. На расчете стоимости заказа в верхней его части делается запись «Рекламные материалы». Стоимость такого заказа включается в результаты работы менеджера, а себестоимость его производства относится на счет прибыли типографии. После изготовления заказа он передается менеджером по накладной со склада офис – менеджеру. Офис – менеджер, получивший распоряжение выполнить рассылку изготовленной полиграфической продукции готовит по списку рассылки конверты соответствующих форматов, вкладывает в них полиграфическую продукцию, и через водителя отправляет на главное почтовое отделение связи. Список рассылки, в котором указана цель отправки корреспонденции и приложены образцы отправляемой полиграфической продукции, передается в качестве отчета о выполненном распоряжении коммерческому директору.

На этом заканчивается выполнение распоряжения. Дата окончания выполнения распоряжения должна не превышать конечную дату, которая указана в самом распоряжении.

В случае, когда по вине одного из участников, происходит срыв выполнения распоряжения, этот участник должен доложить в письменном виде причины срыва сроков распоряжения коммерческому директору. На основании такой информации коммерческий директор предпринимает соответствующие меры, например - увеличивает сроки выполнения распоряжения или определяет наказание виновных лиц.

В случае возврата корреспонденции офис - менеджер обязан предпринять действия к исправлению, ошибки в адресе, базе данных и повторной отправке такой корреспонденции. Все неточности в такой отправке должны быть доложены коммерческому директору.

 

В случае необходимости рассылки служебных писем, таких как акт сверки взаимной задолженности, оригинал счета или договора, отправка образца (образцов) полиграфической продукции и т.п. офис – менеджер, получивший такое задание от лиц, в компетенцию которых входит функция инициирования такой рассылки, обязан принять документ к исполнению. Дополнительно к нему прилагаются на отдельном листе достаточные реквизиты для такой рассылки (или ссылку на электронную базу данных в случае).

 

Полная версия документа доступна только членам Национальной Ассоциации полиграфистов. Получить документ Вы можете по запросу на электронную почту.

Отправить заявку на вступление в Ассоциацию...

 

Должностные лица, в обязанность которых входят функции организации и выполнения рассылки корреспонденции и по вине которых нарушаются положения настоящей инструкции, несут дисциплинарную ответственность.

 

 

Ознакомлены:

 

_______________             (_____________________)

 

_______________             (_____________________)

 

_______________             (_____________________)

 

_______________             (_____________________)

 

_______________             (_____________________)

 

_______________             (_____________________)

 

_______________             (_____________________)

 

_______________             (_____________________)

 

_______________             (_____________________)

 

_______________             (_____________________)

 

_______________             (_____________________)

 

_______________             (_____________________)

 

_______________             (_____________________)

 

_______________             (_____________________)

 

_______________             (_____________________)

 

_______________             (_____________________)

 

_______________             (_____________________)

 

_______________             (_____________________)

 

_______________             (_____________________)

 

_______________             (_____________________)

 

_______________             (_____________________)

 

_______________             (_____________________)