ТП0001.05.ПЗ

 

 

 

Настоящая инструкция определяет правила и требования по организации доставки продукции заказчику, вводит документы и описывает способы доставки.

 

Для типографии доставка продукции является дополнительной, обременяющей функцией. Но по требованию заказчика, или для получения конкурентных преимуществ при заключении договора с заказчиком, или при наличии неоплаченной и просроченной по срокам отгрузки продукции на складе может быть организована такая доставка.

Инициатором доставки является менеджер. Для отгрузки и доставки продукции к заказчику менеджер должен оформить счет-фактуру, товарно-транспортную накладную, накладную на отгрузку продукции в бухгалтерии, если необходимо - удостоверение качества в ОТК и приложить к этому пакету  заявку на доставку груза к заказчику с указанием способа доставки.

Этот вид доставки груза характеризуется оперативностью доставки и используется в случае, когда параллельно с доставкой выполняются и другие функции, например, переговоры с заказчиком, доставка груза по городу, доставка тяжелого (или объемного) груза, доставка груза в другой город нескольким заказчикам. Стоимость по городу определяется по тарифам прайс-листа типографии. Максимальная масса груза не более 400 килограмм для легкового автомобиля, или 1400 килограмм для Газели.

Пакет сопроводительных документов, т.е. счет-фактура, товарно-транспортная накладная, накладная на отгрузку и заявка на доставку, вручаются водителю – экспедитору, который запланирован в журнале заявок на автомобили. Товарно-транспортная накладная оформляется в трех экземплярах, два из которых вручаются водителю, а третий с подписью водителя остается в бухгалтерии. Для дальних поездок оформляется командировочное удостоверение и выделяются денежные средства для обеспечения поездки. Водитель на основании документов получает продукцию на складе и загружает в машину. На основании заявки водитель по указанному адресу доставляет груз, созванивается с представителем заказчика и сдает груз на склад. При этом водитель требует отметить в товарно-транспортной накладной, что груз в полном объеме поступил на склад заказчика. К таким отметкам относится роспись в товарно-транспортной накладной с расшифровкой должности и фамилии лица принявшего груз. На его подпись проставляется печать, например, круглая печать организации или квадратная печать склада в которой указаны название организации и номер склада. В случае отсутствия печати может быть оформлена доверенность на лицо заказчика принявшего груз, за подписью руководителя, главного бухгалтера и заверением круглой печатью. Один экземпляр товарно-транспортной накладной с печатью (или доверенностью в случае отсутствия печати) возвращается в бухгалтерию типографии взамен третьего экземпляра. На этом доставка груза транспортом типографии считается завершенной.

 

Этой системой доставки желательно пользоваться при отправке грузов, которые можно разместить в нескольких почтовых посылках с общей массой не более 50 кг. Ориентировочная цена одной почто посылки массой до 10 кг составляет от 150 до 300 руб. и зависит от массы и расстояния доставки. Срок доставки до 12 дней

Для отправки грузов почто посылками менеджеру необходимо оформить заявку на доставку груза к заказчику (с указанием способа доставки), и подписать накладные на отгрузку продукции со склада. Офис менеджер оформляет в бухгалтерии две счет - фактуры, и три экземпляра товарно-транспортных накладных. Третий экземпляр товарно-транспортной накладной с подписью офис – менеджера остается в бухгалтерии. По полученным документам офис-менеджер организует упаковку изделий в почто посылки соответствующих типоразмеров. В каждую посылку вкладываются ярлыки (ксерокопии первого экземпляра накладной на отгрузку) с фиксацией на каждом экземпляре упаковщицами количества вложенной продукции в соответствующую посылку. В одну из почто посылок вкладывается конверт с сопроводительными документами такими как:

- сопроводительное письмо заказчику о необходимости возврата второго экземпляра товарно-транспортной накладной с подписью и печатью;

- 2 счет - фактуры;

- 2 товарно-транспортных накладных;

- прочие документы такие, как договор, счет, коммерческое предложение и т.п.

Одновременно на эти посылки офис-менеджер оформляет почтовые карточки по одной на каждую посылку. Офис менеджер делает заявку на автомобиль для доставки груза в почтовое отделение связи. Когда подходит время отправки офис-менеджер вручает почтовые карточки и книжку авансовых расчетов с отделением связи водителю-экспедитору, который отвозит и сдает почтовые посылки на центральное почтовое отделение связи. В качестве отчета о сданных посылках водитель возвращает офис - менеджеру квитанции о сданных посылках, вложенных в книжку авансовых расчетов. Эти квитанции прикалываются к четвертому экземпляру накладной на отгрузку со склада, и подлежат хранению в отдельной папке. Контроль о возврате подписанного второго экземпляра товарно-транспортной накладной, и замена на него третьего экземпляра в бухгалтерии возлагается на офис – менеджера. Замена третьего экземпляра на второй является окончанием доставки.

 

Полная версия документа доступна только членам Национальной Ассоциации полиграфистов. Получить документ Вы можете по запросу на электронную почту.

Отправить заявку на вступление в Ассоциацию...

Организация контроля доставки груза ложится на должностные лица, которые организуют на соответствующих этапах доставку груза. Доставка груза считается завершенной, если в ходе этой доставки обеспечено оформление юридических документов в полном объеме, гарантирующих получение денежных средств от заказчика в срок. Для фиксации выполняемых функций контроля возврата вторых экземпляров товарно-транспортных накладных офис- менеджер обязан вести журнал доставки грузов заказчикам, с отражением номера заказа, номера возвращаемых документов, способов доставки и регистрации выполнения доставки.

 

Лица инициирующие, участвующие, выполняющие, проводящие контроль доставки груза несут ответственность за нарушение положений настоящей инструкции, в разрезе собственно самой доставки и оформления соответствующих документов, согласно положения по оплате труда, прочим выплатам и удержаниям.

 

 

Ознакомлены:

_______________             (_____________________)

 

_______________             (_____________________)

 

_______________             (_____________________)

 

_______________             (_____________________)

 

_______________             (_____________________)

 

_______________             (_____________________)

 

_______________             (_____________________)

 

_______________             (_____________________)

 

_______________             (_____________________)

 

_______________             (_____________________)

 

_______________             (_____________________)

 

_______________             (_____________________)

 

_______________             (_____________________)

 

Версию документа в формате PDF Вы можете получить по заказу