|
«Утверждаю»
|
|
Директор _____________
|
|
______________ ФИО
«___» ___________ 201__г.
|
ДОКУМЕНТАЦИЯ СМК
СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ
ПОРЯДОК ПРИЕМА И ОФОРМЛЕНИЯ ЗАКАЗОВ
Утвержден и введен в действие: Приказ №___ от «___»________ 201__ г.
Дата введения: «___»________ 201__ г.
Введен впервые
г. ____________
ОГЛАВЛЕНИЕ
|
№ раздела
|
Наименование раздела
|
Листы
|
|
1
|
Область применения
|
3
|
|
2
|
Нормативные ссылки
|
3
|
|
3
|
Термины и обозначения
|
3
|
|
4
|
Сокращения
|
3
|
|
5
|
Требования
|
4
|
|
5.1
|
Алгоритм приема и оформления заказа
|
4
|
|
5.2
|
Требования и ответственные лица по приему и оформлению заказа
|
5
|
|
5.3
|
Требования по оформлению конверта заказа
|
6
|
|
6
|
Подписной лист
|
8
|
|
7
|
Приложения
|
9
|
|
А
|
Форма заявки на изготовление печатной продукции
|
9
|
|
8
|
Лист регистрации изменений
|
10
|
1. Область применения
Настоящий стандарт устанавливает требования системы менеджмента качества (СМК) предприятия к порядку приема заказа, расчета его стоимости, согласованию цены, оформлению конверта заказа.
2. Нормативные ссылки
В стандарте использованы ссылки на следующие документы:
МС ISO 9001-2008 (ГОСТ Р ИСО 9001-2008) Системы менеджмента качества. Требования;
РИ–30.02.2-06 – инструкция по согласованию цены с заказчиком;
РИ–30.03.2-06 – инструкция по выписке счетов и оформлению договоров.
3. Термины и обозначения
3.1. Термины используемые в стандарте:
Процесс – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы.
Требования – потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным.
Качество – степень, с которой совокупность собственных характеристик выполняет требования.
Конверт заказа - пакет документов, содержащий однозначные и достаточные сведения для изготовления заказа. Конверты заказов бывают двух видов – простой и сложный.
Простой конверт заказа предназначен для изготовления этикеток, плакатов, буклетов, листовок и другой печатной продукции, размещенной на одном УПЛ (условном печатном листе).
Сложный конверт заказа предназначен для изготовления книг, многостраничных буклетов, справочников и т.д., изготавливаемых на нескольких УПЛ, которые могут отличаться как по размеру, так и по цветности. Каждая такая разновидность УПЛ должна заноситься в соответствующую колонку сложного конверта заказа.
3.2. В стандарте использованы следующие обозначения символов для описания алгоритма процедуры:
Начало и Действие Документ Проверка Принятие Доработка Точка Линия конец (процесс) решения передачи связи процесса
4. Сокращения
В СТП использованы следующие сокращения:
|
СМК
|
–
|
система менеджмента качества
|
|
СТП
|
–
|
стандарт предприятия
|
|
МС
|
–
|
международный стандарт
|
|
КД
|
–
|
коммерческий директор
|
|
ТПЗ
|
–
|
технолог подготовки заказов в производство
|
|
УПЛ
|
–
|
условно-печатный лист
|
|
НТД
|
–
|
нормативно-техническая документация
|
5. Требования
5.1. Алгоритм приема и оформления заказа
|
да
|
|
да
|
|
нет
|
|
Заказ
|
|
2. Расчет стоимости заказа
|
|
4. Проверка расчета
КД
|
|
3. Согласование цены и сроков
|
|
Цена согласована
|
|
доработка
|
|
коррекция
цены
|
|
нет
|
|
1. Уяснение требований, оформление заявки
|
|
5. Оформление счета, заключение договора
|
|
Условия оплаты
|
|
Оплата по факту
|
|
предоплата
|
|
оплата
|
|
8. Оформление заявки на бумагу
|
|
7. Оформление конверта заказа
|
|
да
|
|
доработка
|
|
нет
|
|
10. Проверка конверта
ТПЗ
|
|
9. Утверждение конверта КД
|
|
Передача конверта дизайнеру
|
|
9. Контроль
|
|
10. Сдача тиража на склад
|
|
12. Отправка тиража субподрядчику и получение его обратно
|
|
11. Подготовка тиража к транспортировке
|
|
14. Сдача заказа на склад
|
|
13. Контроль
|
5.2. Требования и ответственные лица по приему и оформлению заказа
Требования и ответственные лица по приему и оформлению заказа представлены в таблице №1.
Таблица №1
|
№
шага
|
Действие
|
Ответственный
|
Указание
|
|
1.
|
Уяснение требований
заказчика, оформление заявки
|
менеджер
|
Выясняет все сведения по заказу и требования по его выполнению.
Оформляет (или принимает) в письменном виде заявку, в которой должны быть прописаны все данные заказа и требования клиента (приложение А). Оформленную заявку проверяет и утверждает у заказчика.
|
|
2.
|
Расчет стоимости заказа
|
менеджер
|
На основании заявки производит расчет стоимости единицы заказа без скидок в электронном виде (или на бумажном носителе).
|
|
3.
|
Согласование цены и сроков
|
менеджер
|
Согласовывает с заказчиком цену единицы заказа + НДС без скидок, дублируя словами принятый заказ: тираж, бумага, цветность, срок изготовления и т.д.
При этом согласование цены с заказчиком необходимо осуществлять в соответствии с требованиями РИ-30.02.2-06.
Одновременно оговаривает условия оплаты заказа и заключения договора.
|
|
|
Решение
|
менеджер
|
Цена согласована:
«ДА» - представляет расчет на проверку КД, делает проект договора (при необходимости);
«НЕТ» - согласовывает с КД возможность скидок, производит коррекцию цены.
|
|
4.
|
Проверка расчета
|
КД
|
«ДА» - утверждает и подписывает расчет стоимости заказа;
«НЕТ» - расчет возвращается менеджеру на доработку.
|
|
5.
|
Оформление счета
(заключение договора)
|
офис-менеджер
|
На основании расчета оформляет счет в соответствии с требованиями РИ-30.03.2-06 в двух экземплярах: первый – заказчику, второй – в папку выставленных счетов.
Подписывает счет. Первый экземпляр передает менеджеру и отправляет копию по факсу (электронной почтой) заказчику.
В случае несогласия заказчика произвести 100% предоплату оформляет разовый или долгосрочный договор с дополнительным соглашением к нему.
|
|
|
Условия оплаты
|
|
«Оплата по факту» - открытие заказа сразу или в срок, оговоренный с заказчиком;
«Предоплата» - открытие заказа после уведомления бухгалтерией о поступлении предоплаты.
|
|
6.
|
Открытие заказа
|
менеджер
|
Уточняет у заказчика требования к печатному изделию.
|
|
7.
|
Оформление конверта
|
менеджер
|
На основании заявки оформляет конверт заказа в соответствии с требованиями п.5.3 настоящего стандарта.
|
|
8.
|
Оформление заявки на бумагу
|
офис-менеджер
|
На основании расчета стоимости и заявки делает в отдел снабжения заявку на бумагу.
|
|
9.
|
Утверждение конверта заказа
|
КД
|
Проверяет аккуратность заполнения конверта, наличие заявки заказчика, уточняет сроки изготовления, назначает дизайнера для выполнения заказа.
Определяет дату вывода пленок и подписывает конверт.
Передает конверт на проверку технологу по подготовке заказов в производство.
|
|
10.
|
Проверка оформления конверта
|
ТПЗ
|
Конверт оформлен полностью и правильно, содержит все необходимые документы:
«ДА» - подписывает конверт и передает его назначенному дизайнеру;
«НЕТ» - отдает обратно менеджеру на доработку.
|
6. Подписной лист
|
Должность
|
Личная подпись
|
Дата подписания
|
Расшифровка
подписи
|
|
Исполнитель
|
|
|
|
|
Заместитель директора по качеству
|
|
|
|
|
Согласовано
|
|
|
|
|
Коммерческий директор
|
|
|
|
|
Заместитель директора по производству
|
|
|
|
|
Начальник отдела снабжения и сбыта
|
|
|
|
|
Заместитель директора
|
|
|
|
|
Технолог по подготовке заказов в производство
|
|
|
|
