ТП0001.03ПЗ Выписка счета и оформления договора

 

Настоящая инструкция определяет правила и требования по составлению счетов и оформлению договоров, связанных с предоплатой заказов, и предназначена для менеджеров, бухгалтеров, экономиста, офис-менеджера и руководителей соответствующих подразделений обеспечивающих своевременность оплаты заказов. Положения данной инструкции преследуют цель сокращения сроков оплаты и уменьшению дебиторской (в том числе и просроченной) задолженности заказчиков.

 

В соответствии с условиями открытия заказа указанных в технологической карте «Подготовка заказов к производству» ТП0001.01 ПЗ основанием для выписки счета является:

-          наличие утвержденного расчета и согласованной стоимости и единицы продукции (без учета НДС 18%) при заданном тираже;

-          наличие договора, в котором указанна величина предоплаты и сроки отсрочки платежей;

-          записи сделанные в книге регистрации заказов.

Заявить о выписке счета обязан менеджер, открывший заказ и ведущий переговоры с заказчиком. Такое заявление оформляется на основании оформленной заявки, размещенной в виде таблицы на обороте расчета стоимости заказа, в которой указано:

-          номер заказа и дата составления заявки;

-          наименование заказчика;

-          наименования изделий их количество и цена (без учета стоимости НДС). Такая цена вычисляется из суммы с НДС путем деления ее на 1,18 (18% НДС). Точность указания суммы без НДС должна соответствовать 0,1 копейки (0,001 руб.). Для цены единицы изделия более 0.50 руб. цена указывается по правилам округления с точностью до 1 копейки. Методика расчета стоимости единицы изделия без учета НДС 18% и примеры расчетов приведены в инструкции «Согласование цены с заказчиком» ТП 0001.04 ПЗ;

-          Подпись менеджера сделавшего заявку.

 

В случае наличия договоренности с заказчиком об отсрочке платежа или частичной предоплаты (например: 50% от суммы поставляемых изделий с последующей оплатой через определенный срок) в заявке должен быть указан № договора, по которому производится такие изделия. В таком случае наличие оформленного разового или долгосрочного договора ОБЯЗАТЕЛЬНО.

Передача заказа в производство, по которому не оформлена заявка на выставление счетов, ЗАПРЕЩЕНА.

 

Офис-менеджер, получивший расчет стоимости заказа, обязан по таблице размещенной на его обороте выписать в полном объеме счета на предоплату. В случае наличия договора на частичную отсрочку платежа офис-менеджер обязан проверить наличие оригинального договора (или договора оформленного с помощью факсимильной связи), и выписать счет с формулировкой частичная предоплата по договору № от соответствующей даты. В счете должна быть указана суммарная стоимость изделий с учетом % предоплаты. В заявке отмечается сумма выписанного счета с разбивкой частей предоплаты по каждой позиции изделия. 

В счете на 100% предоплату должны быть указаны конкретные наименования изделий их количество и согласованная цена единицы изделия без учета НДС 18%. ЗАПРЕЩЕНО выставление счета с формулировкой, например – НАЗВАНИЕ ИЗДЕЛИЯ ПО 4 ОБРАЗЦАМ. Такие позиции, имеющие одинаковые и сходные элементы подлежат указанию в счете в том виде, в котором они размещены в конверте заказа (в том числе и в заявке на выставление счета, т.е. в расчете стоимости заказа).

Счет, в котором должны быть указаны полное наименование предприятия заказчика, его адрес, телефон и факс, ИНН распечатывается в двух экземплярах и подписывается у коммерческого директора. На первом счете проставляется печать для счетов. Офис-менеджер обязан предать содержание счета, по факсу заказчику с отметкой на нем даты, времени, должности и ФИО лица принявшего факс. Первый экземпляр с печатью передается менеджеру ведущего заказ для контроля прихода предоплаты, отгрузки изделий и передаче этого счета заказчику. Второй экземпляр счета подлежит хранению в папке выписанных счетов с дубликатом записи о способе и дате передачи этого счета заказчику.

В конце каждого дня офис-менеджер обязан сформировать отчет директору об общей сумме выставленных счетов. Эта сумма подлежит ежедневному занесению в электронный отчет по текущему месяцу в раздел «Планирование - Счета» за соответствующий день.

 

Менеджер, ведущий переговоры с заказчиком и достигший момента заключения сделки обязан:

- выставить счет на предоплату, через офис-менеджера (см. раздел 2);

- в случае несогласия заказчика произвести 100% предоплату изготавливаемых изделий, менеджер обязан оформить разовый или долгосрочный договор с дополнительным соглашением к договору, и подписать его у заказчика. Допускается факсимильное оформление договора с последующей досылкой, оригинала договорора по почте.

Обязанность посылки оригиналов, контроля поступления и замены факсимильных копий на оригиналы, лежит на офис – менеджере. Для этого он пользуется услугами почтовой связи или услугами компаний экспресс - доставки.

Оригиналы договоров (их факсимильные копии) подлежат хранению в папках договоров за соответствующих периодов, например: Договора 1 квартал или 2 полугодие 2006 года.

Нумерация договоров должна соответствовать следующим правилам:

- долгосрочные договора подлежат нумерации № Д/ХХХХ – где Д/ долгосрочный договор, а ХХХХ четырехзначный номер, дополненный впереди нулями и соответствующий номеру электронной базы данных. Дополнительное соглашение к такому договору № УУУУ нумеруется четырехзначной цифрой (с ведущими нулями) в порядке возрастания начиная с 0001.

- краткосрочный договор нумеруется в формате № НННН К/ХХХХ – где НННН – номер заказ в котором изготавливаются изделия заказчика, а К/ХХХХ – К/ - краткосрочный договор, ХХХХ – нумерация соответствует правилам принятым для долгосрочных договоров (см. выше).

Обязанность ведения нумераций договоров, их фиксация в базе данных, заполнение и хранение папки договоров лежит на офис - менеджере.

 

Ежедневно бухгалтерия готовит приложение «Должники» и формирует в нем раздел поступившие оплаты от заказчиков с расшифровкой за какой заказ, по какому счету или счет- фактуре поступила оплата.

Эти сведения передаются в отдел заказов коммерческому директору, менеджерам, экономисту и офис - менеджеру.

Менеджеры, получившие предоплату, делают отметки в счетах, которые оплачены и сообщают об этом коммерческому директору. На основании предоплаты заказа коммерческий директор переводит его в раздел первоочередный. Такой заказ подлежит внеочередной разработке дизайна, обеспечению фото вывода пленок, обеспечению материалами и его печати.

По счетам, которые не оплачены в течение 5 дней, менеджер обязан созвониться с заказчиком и выяснить причину не оплаты. В зависимости от полученной информации менеджер обязан предпринять действия способствующие оплате счета. К таким действиям могут относиться повторное дублирование счета по факсу, заключение краткосрочного договора о частичной предоплате, составления заказчиком гарантийного письма и т.п. Заказы, по которым отсутствуют гарантии получения оплаты, должны приостанавливаться или изменяться таким образом, чтобы исключить возможность появления невостребованной или неоплаченной продукции. Менеджер обязан уведомить об отсутствии гарантий по заказу или заказчику конкретных изделий коммерческого директора. 

В случае изготовления и необходимости срочной отгрузки неоплаченной продукции, или продукции на которую не оформлен договор об условиях оплаты, менеджер при оформлении накладной на отгрузку обязан уведомить об этом коммерческого директора. Дополнительно менеджер обязан при вызове заказчика для получения готовой продукции со склада уведомить его о необходимости представить следующие документы:

- надлежаще оформленная доверенность о получении продукции;

- копию платежного поручения;

- в случае отсутствия копии платежного поручения оригинальное гарантийное письмо, в котором должны быть указаны полное наименование предприятия, его банковские, почтовые и идентификационные реквизиты, обязательства по срокам и сумме оплаты за подписью директора, главного бухгалтера с расшифровкой ФИО и заверенных печатью (образец гарантийного письма см. в приложении).

При такой отгрузке в накладной на отгрузку (экз. бухгалтерии) должна быть проставлена надпись «Отгрузка при наличии гарантии». Бухгалтерия обязана 2 оригинала гарантийных документов прикрепить к отгрузочным документам и оставить у себя. В случае возникновения момента арбитражного урегулирования, ксерокопии таких документов передаются коммерческому директору. ЗАПРЕТИТЬ отгрузку продукции с не надлежаще оформленными или не оформленными гарантийными документами.

 

Офис–менеджер, получивший приложение «Должники», на основании договоров, выставленных счетов, сроков отгрузки соответствующих заказов, формирует список заказчиков с просроченными задолженностями. Такой список с указанными датами начала срока просрочки передается менеджерам, которые в течение 10 дней должны предпринять меры, способствующие до арбитражному погашению задолженности. К таким мерам должны относиться официальные запросы от имени типографии и акты сверки взаимной задолженности. Стандартный бланк запроса, оформленный вручную менеджером, отправляется по факсу заказчику с указанием даты, времени, должности и ФИО принявшего факс. В течение 10 дней с момента начала появления просрочки оплаты менеджер обязан получить от заказчика акт сверки взаимной задолженности или гарантийное письмо о погашении точной суммы задолженности в четко определенный период. Неполучение этих документов должно приводить к остановке изготовления изделий для данного заказчика, и передаче всей переписки выполненной менеджером коммерческому директору для принятия действий арбитражного взыскания задолженности. Непредставление официально оформленных документов до арбитражного урегулирования задолженности накладывает ответственность на менеджера.

 

Коммерческий директор организует работу по арбитражному взысканию просроченных задолженностей. Для этого организует работу по юридически правильному оформлению документов связанной с отгрузкой продукции заказчикам. К ней относятся:

-          официально присланные от заказчика запросы на производство изделий, с гарантией оплаты произведенной продукции;

-          выставление счетов на предоплату, контроль ее поступления, и отгрузку продукции при наличии предоплаты или копий документов об оплате;

-          оформление в надлежащем виде счет - фактур и накладных с доверенностями заказчика о получении продукции;

-          наличие со всеми заказчиками разовых или долгосрочных договоров на производство продукции;

-          актов сверки взаимной задолженности с заказчиками;

-          оформление претензионных писем;

-          возбуждение арбитражных дел.

 

За несоблюдение положений настоящей инструкции, повлекшие появление долгов, в том числе и трудно взыскиваемых (или не взыскиваемых) долгов, непринятие мер к погашению задолженностей на всех этапах работы с заказчиком, лица виновные в этом несут дисциплинарную или материальную ответственность перед типографией.